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Präsentationsdesign und Vortrag

Zen oder die Kunst der Präsentation – 2. Auflage

Zen oder die Kunst der Präsentation - Zweite AusgabeAm 28. März 2012 ist die zweite (überarbeitete) Ausgabe von Garr Reynolds' (Twitter: @presentationzen – Blog: presentationzen.com) Zen oder die Kunst der Präsentation erschienen. Es ist die deutschen Ausgabe von Presentation Zen.

Die englische Ausgabe habe ich bereits im Dezember erhalten und gelesen. Für mein Review wollte ich aber auf die Verfügbarkeit der deutschen Ausgabe warten. In der Folge könnt Ihr lesen, was neu ist, was geblieben ist und ob es sich lohnt, die zweite Ausgabe zu kaufen.

Was ist neu?

Wenn man sich das Inhaltsverzeichnis anschaut, fallen zwei Dinge auf: Zum einen hat die zweite Ausgabe rund 70 Seiten mehr, was auch schon auffällt bevor man das Buch aufschlägt. Und zum anderen gibt es ein vollständig neues Kapitel «Engagement ist notwendig» zum Thema Vortrag.

Garr hat wirklich alles überarbeitet; an einigen Stellen Formulierungen verbessert, an anderen die Inhalte aktualisiert und erweitert (auch im Bereich Präsentationen hat sich seit der ersten Ausgabe von Anfang 2008 einiges getan). Und natürlich gibt es neue Beispiele, Studien und Gastbeiträge.

Zum neuen Kapitel «Engagement ist notwendig» sei zunächst angemerkt, dass die Übersetzung ins Deutsche etwas holprig ist (wie bei so vielen Übersetzungen). Es geht nämlich darum, aus passiven Zuhörern und Zuschauern mehr zu machen – nämlich aktive Teilnehmer.

Und dabei helfen uns Emotionen. Sie integrieren die Teilnehmer, machen sie zu einem Teil unseres Vortrages.

Dazu brauchen wir einerseits unsere authentischen Emotionen (nichts wirkt unglaubwürdiger als gespielte Begeisterung). Andererseits müssen wir auch die Emotionen unserer Teilnehmer wecken. Garr beschreibt hier sehr gut, wie wir ein Gemeinsamkeitsgefühl finden, welche einfachen Ideen dabei helfen, die Lücke zwischen Präsentierendem und Publikum zu schliessen.

Dieser Bereich ist besonders für die IT-Branche (in der ich arbeite) und für die Deutschsprachigen (was ich bin) schwierig. Wir «wissen», dass nur harte Fakten zählen und Emotionen generell unprofessionell sind. Professionell oder nicht: Gefühle sind der beste Weg, näher zu unserem Publikum zu kommen, es zu erreichen.

Was ist geblieben?

Zen oder die Kunst der Präsentation ist meiner Meinung nach immer noch das Standardwerk für den Einstieg in die Welt der besseren Präsentationen. Durch die Erweiterungen ist es aber vollständiger, runder geworden.

Garr führt uns durch die wesentlichen Schritte für eine gute Präsentation: Die Vorbereitung, das Design und den Vortrag.

Der Aufbau ist wie gehabt: Nach einer allgemeinen Einleitung geht es zunächst um die Vorbereitung und Planung, dann um das Design der visuellen Hilfen (Folien) und zum Schluss um den Vortrag selber.

Das Buch ist immer noch ein hervorragendes Beispiel für liebevolles Design. Und auch der Inhalt des Buches bleibt hochwertig: Dank eines roten Fadens und vieler klarer Beispiele versteht man die Gedanken und Ideen sehr gut. Es fällt leicht, diese in eigenen Präsentationen anzuwenden.

Und wie ist die zweite Auflage so?

Ich persönlich war schon von der ersten Auflage begeistert und habe sie als «Handout» für meine Workshops und Coachings verwendet. Ausserdem habe ich sie häufig an Freunde, Arbeitskollegen und Kunden verschenkt (Vorsicht, unkommentiert kann das als Kritik aufgefasst werden!). Insgesamt habe ich sicher so um die 200 Exemplare (Englisch, Deutsch und Französisch) der ersten Auflage gekauft und weitergegeben. Man könnte also sagen, dass ich überzeugt bin.

Garr hat es tatsächlich geschafft, dass die zweite Auflage runder, vollständiger ist. Nach dem Lesen der zweiten Auflage, fehlt mir in der ersten was.

Oder um es kurz zusammen zu fassen: Die zweite Auflage ist eine verbesserte Version einer bereits hervorragenden ersten Auflage.

Soll ich es kaufen?

Wer besser (und anders) präsentieren will, neue Ideen sucht und bereit ist, vom normalen «Death by PowerPoint» abzuweichen, für den ist dieses Buch der ideale Einstieg. Aber Vorsicht: Nach dem Lesen des Buches können Folgekosten entstehen, weil man plötzlich den Bedarf für weitere Bücher von Garr, Nancy Duarte, den Heath-Brüdern oder John Medina entwickelt (siehe Buchempfehlungen in der rechten Spalte).

Wer sich nicht für Präsentationen interessiert und nicht an seinen arbeiten will … der liest das hier wohl eh nicht.

Wer auf der Suche nach einer Anleitung zu PowerPoint (oder Keynote) und all den coolen Animationen ist, für den gilt: Kaufe dieses Buch! Es liefert keinerlei Anleitungen zu diesen Themen, aber es erklärt, warum man diese nicht oder nur sehr spartanisch braucht.

Wer die erste Auflage gelesen hat und das Buch seitdem im Schrank stehen hat, für den gilt: Um es nicht zu lesen, lohnt sich die Investition nicht. Aber es kann ein willkommener Anlass sein, die Ideen mal wieder aufzufrischen.

Wer die erste Auflage – so wie ich – immer mal wieder in den Händen hat, dem sei die zweite Auflage ans Herz gelegt. Mit dem zusätzlichen Kapitel und den vielen kleinen Ergänzungen ist die zweite Auflage definitiv ein Fortschritt und die Investition lohnt sich.

Warnung für Kindle-Benutzer

Die Version für den Kindle von Anfang 2012 ist immer noch die erste Auflage (zumindest war das Mitte April 2012 so). Die ist zwar auch schon ok (das Design ist auf dem Kindle naturgemäss wesentlich schwächer), aber ich würde doch eher noch einen Moment warten und dann die zweite Auflage kaufen – oder für sechs Euro mehr die Papierauflage kaufen.

Allerdings kann man hier bei Addison-Wesley das eBook (oder eine Kombination aus eBook und Papierversion) bestellen. Wichtig ist dabei aber, dass sie sie unter eBook folgendes verstehen: Eine PDF-Datei und die Möglichkeit zum Online-Lesen. Wer es also offline auf iPad oder Kindle lesen will: Es geht zwar mit dem PDF, ist aber nicht optimal.

Ein (englischsprachiges) Review der (englischsprachigen) Second Edition von presentation zen findet Ihr übrigens auf Dirk Hauns (Twitter: @dirkhaun) Blog The Mobile Presenter.

Warum überhaupt «besser Präsentieren»?

Ich werde immer mal wieder gefragt, warum man an Soft Skills wie dem Präsentieren arbeiten sollte. Reicht es nicht, im eigenen Fachgebiet gut zu sein, grossartige Ideen zuhaben? Sollte eine gute Idee, gute Arbeit nicht für sich sprechen?

Um es kurz zu machen: Ja, das sollten sie. Und nein, das tun sie in der Regel nicht.

Meine Erfahrung

Ich arbeite seit rund 17 Jahren in der EDV. Als ich in den 90ern angefangen habe, kam gleichzeitig PowerPoint als Präsentationswerkzeug auf. Ich erinnere mich an einige Gelegenheiten, bei denen ein Berater zu uns kam, der uns den grössten Unsinn verkaufen wollte. Und ich sass in diesen Präsentationen und dachte mir: «Das sieht nett aus und die Effekte im PowerPoint sind irgendwie cool. Aber inhaltlich ist das doch ziemlicher Unsinn.» Und dann wurde das Produkt/die Dienstleistung gekauft.

Ist Präsentieren nur Werbung?Mehrere solche Erlebnisse haben bei mir den Eindruck gefestigt, dass Präsentationen nur schöne Verpackungen für Mist sind. Und wann immer mir jemand vorgeschlagen hat, mich doch mal mit Präsentationen oder PowerPoint zu beschäftigen, habe ich dankend abgelehnt. Schliesslich kann ich ja «was Richtiges» und will gar keinen Mist verkaufen. Also brauche ich auch nicht diese «Beraterfähigkeiten».

Ungefähr zur selben Zeit fing ich an, meine grossartigen Ideen meinen Arbeitskollegen, Vorgesetzten oder Kunden vorzustellen – meist, indem ich bei einem Kaffee ungebremst und ungeplant auf sie eingeredet habe. Aber nur selten hat sich jemand für diese Ideen begeistern können. Das lag sicher bei vielen dieser Ideen daran, dass sie alles andere als grossartig waren – aber nicht bei allen. So habe ich mal eine Projektidee allen möglichen Leuten gezeigt und erst nach drei Jahren kam ein «Ach so, so meinst Du das. Das ist wirklich eine gute Idee. Wir machen das.» von jemandem, dem ich das Ganze schon öfter erklärt hatte.

Ich war also in einem Dilemma: Auf der einen Seite waren da die verhassten Berater, die Mist als Gold verkaufen konnten und auf der anderen Seite war ich, dessen Präsentationsversuche regelmässig damit endeten, dass sein Gold als Mist verstanden wurde. Und da dämmerte es mir: Eine gute Verpackung ist auch für gute Ideen/gute Arbeit viel besser als eine schlechte. Nicht ohne Grund investieren Unternehmen heute viel Geld und Zeit in das Verpackungsdesign für ihre Produkte.

Ich habe angefangen, an meinen Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten zu arbeiten. Jetzt stand der Gesprächspartner/das Publikum im Mittelpunkt. Wo steht mein Zuhörer? Wie kann ich meine Idee so vermitteln, dass mein Gegenüber sie versteht? Wie kann ich die Vorteile so vermitteln, dass der andere sieht, wo der Vorteil für ihn liegt? Was ist denn eigentlich meine Kernaussage? Und hey, diese Kernaussage hängt von meinem Publikum ab. Verdammt, das wird ja alles sehr kompliziert.

Und tatsächlich investiere ich heute sehr viel mehr Zeit und Energie darin, eine Präsentation zu planen und zu entwickeln als vor 15 Jahre. Aber das wirklich Wesentliche ist, dass die Stunden oder Tage Vorbereitung dazu führen, dass ich meine Ideen nicht mehr über drei Jahre immer und immer wieder präsentieren muss. Heute mache ich das einmal und bekomme eine Rückmeldung. Und sei das nur, dass die Idee totaler Blödsinn ist.

Klar, wenn man eine Präsentation als eine Zeit ansieht, in der man irgendwo steht und reden muss, ist es zweifelhaft, ob man für 15 Minuten reden zwei oder mehr Tage Vorbereitung investieren sollte. Bei meinen Kunden ist es durchaus nicht ungewöhnlich, dass sie in diesen 15 Minuten einen Partner, Investor oder Kunden überzeugen wollen, viel Aufwand, Geld oder Vertrauen in ein Projekt, ein Produkt oder das Unternehmen zu investieren. Und wenn man die drei Tage Vorbereitung nicht als Investition in 15 Minuten reden ansieht, sondern als Investition in die Zukunft einer Idee, eines Projektes oder sogar eines Unternehmens, ist das doch ein verschwindend geringer Aufwand.

Warum also «besser Präsentieren»?

Besser Präsentieren – mehr ErreichenAus meiner Erfahrung ist das sehr einfach: Wer besser präsentiert, erreicht mehr als jemand, der genauso gut ist, aber schlechter Präsentiert. Mit dem nötigen Wissen und Übung wird es leichter, andere von einem gemeinsamen Ziel zu überzeugen. Statt also auf der eigenen Idee zu sitzen und zu hoffen, dass endlich mal jemand versteht, wie gut sie doch ist, kann man raus gehen und aktiv Partner finden.

Und was können wir machen um besser zu präsentieren? Das Buch «Presentation Zen» (auf Deutsch «Zen oder die Kunst zu präsentieren») von Garr Reynolds ist ein guter Einstieg in die Materie. Findet Gleichgesinnte, mit denen Ihr gemeinsam üben und Euch austauschen könnt. Überzeugt Eure Vorgesetzten, einen Präsentationstrainer/-coach ins Haus zu holen oder eine Gruppe von Mitarbeitern auf einen Kurs zu schicken.

Schriftarten in Präsentationen und Handouts

Typographie und HelveticaNeben der Botschaft, der Geschichte und den verwendeten Bildern sind auch die verwendeten Schriftarten bei einer Präsentation wichtig. Die Schrift soll unseren Vortrag/unsere Botschaft unterstützen. Vielen von uns fällt es schwer, die «richtigen» Schriften auszuwählen. Und so verwenden wir die Standardschriften von Keynote oder PowerPoint.

Und das ist ja auch gut. Schliesslich haben sich die Profis bei Apple und Microsoft gut überlegt, welche Schriften als Standard verwendet werden. Aber worauf sollten wir achten, wenn wir diesen Weg verlassen wollen? Wie wählen wir Schriften aus? Was ist wichtig für eine Schrift, die wir in unseren Präsentationen verwenden wollen?

«Es ist nur eine feine Linie zwischen ‹einfach, sauber und mächtig› und ‹einfach, sauber und langweilig›.»

— David Carson im Film Helvetica

David Carson ist ein bekannter amerikanischer Designer und Schriftgestalter. Als eine der Leitfiguren der «Grunge-Typographie» sind ihm einfache, saubere – lesbare – Schriften suspekt. Er sieht die Schrift weniger als Transportmittel für Worte und mehr als Designelement, das dem Text Ausdruck verleihen soll. Für einen künstlerischen Text ist das sicher ein guter Ansatz. Aber bei Gebrauchstexten ist die Lesbarkeit wichtiger als der Ausdruck.

Ein paar grundlegende Tips

  • Nicht zu viele Schriftarten: Auch wenn wir auf jeder Folie eine neue Schrift verwenden könnten, ist das keine gute Sache. Es bringt Unruhe in die Präsentation. Stellen wir uns einfach vor, unsere Schrift hätte auf jeder Folie eine andere Farbe.
  • Nicht zu viel Text! Wenn wir es irgendwie vermeiden können, sollte nicht viel Text auf unseren Folien sein.
  • Schriftgrösse und Zeilenabstand: Die Texte sollen auch aus der letzten Reihe noch gut zu lesen sein. Auch den Zeilenabstand müssen wir anpassen. Je kürzer die Zeile ist, umso kleiner wird der Zeilenabstand.

«Coole» Schriften vs. Lesbare Schriften

Vergleich Lesbarkeit zweier SchriftwartenNatürlich hat David Carson recht. Wenn wir mit ganz einfachen und sauberen Schriften arbeiten, bestünde die Gefahr, dass sie langweilig wirken. Wenn wir aber der Versuchung erliegen, eine besonders coole Schrift zu verwenden, riskieren wir schwer lesbare Texte. Damit lenkt das Entziffern unseres Textes unser Publikum von dem ab, was wir sagen. Und eigentlich wollen wir unsere Worte ja eher unterstützen.

Ich sehe die Schriftart dabei wie Luft: Wenn wir sie bemerken, ist sie meist schlecht (frei nach Erik Spiekermann).

Eine Präsentation ist wie eine Beschilderung auf der Autobahn oder an einem Flughafen: Sehen, erkennen und verstehen muss schnell gehen. Verwenden wir eine verspielte Schrift, schadet das oft der Konzentration auf das Wesentliche (unseren Vortrag).

Welche Fonts also für eine Präsentation?

Es gibt viele Fonts, die für Beschilderungen geeignet sind. Ich verwende sehr gerne die Frutiger von Adrian Frutiger. Da das eine kostenpflichtige Schrift ist, ist sie vielleicht nicht für alle die richtige Wahl.

Generell ist auch die Myriad® Pro eine gute Wahl – auch kostenpflichtig. Man kann auch sehr gut mit den Standardfonts der Präsentationsprogramme leben oder sie durch entsprechende Systemschriften ersetzen. Unter Windows sind zum Beispiel Calibri, Constantia und Cambria eine gute Wahl. Unter Mac OS wären Futura oder Verdana kostenlose Optionen.

Wir sollten eine Serifenlose Schrift verwenden, die schön «luftig» ist. Adrian Frutiger sagt, dass die Lesbarkeit nicht von dem abhängt, was wir als Buchstaben sehen, sondern vom leeren Raum. Was übrigens für jede Form von Design gilt.

Und was können wir im Handout verwenden?

Im Handouts werden oft auch Serifen verwendet. Grade in langen Texten können wir diese Schriften besser und ermüdungsfreier lesen. Aber auch serifenlose Schriften, wie Myriad® Pro, Frutiger, Helvetica, Univers oder – wenn’s nicht anders geht – auch Arial sind für längere Texte geeignet.

Viele Firmen haben heute für ihre Drucksachen eine Serifenlose Schrift definiert. Da würde ich mich drauf verlassen, dass bei der Erstellung des Corporate Design ein kompetenter Typograph oder Designer beteiligt war und mit dessen Wahl arbeiten. (Wenn irgendwo Comic Sans als Font definiert ist, sollte man grade geschriebenes aber in Frage stellen.) Das Handout ist auch eine gute Möglichkeit, das Corporate Design zu integrieren. Statt auf jeder Folie unser Logo zu zeigen, können wir das besser im Handout unterbringen.

Noch ein paar Kleinigkeiten

Es gibt da noch zwei Dinge, für die uns – wenn wir sie vernachlässigen – alle Typographen hassen werden. Wenn wir das richtig machen, werden uns aber nicht nur die Typographen lieben. Ein bisschen Sorgfalt hilft auch unserem Publikum.

Anführungszeichen

Anfuehrungszeichen in EuropaIn ganz Europa werden verschiedene Anführungszeichen verwendet. In Deutschland sind es die „doppelten Anführungszeichen unten und oben“ und seltener die »Guillemots nach innen«, in der Schweiz sind es die «Guillemots nach aussen»; in Frankreich hat’s dann noch « einen zusätzlichen Abstand » und die Engländer arbeiten mit “Anführungszeichen oben”.

Die doppelten Anführungszeichen, die wir alle so gerne verwenden, weil sie direkt auf der Tastatur zu finden sind, sind ein typographisches Verbrechen. Das selbe gilt übrigens auch für das Apostroph.

Die Verwendung der korrekten Anführungszeichen in einer Präsentation ist primär ein Zeichen von Sorgfalt und fällt sicher nicht jedem auf. Bei Handouts dagegen verbessert es den Lesefluss.

Gedankenstrich

Der Gedankenstrich ist etwas länger als der horizontale Strich – das Minus, das wir so bequem auf der Tastatur finden. Das mehr an Länge im «echten» Gedankenstrich gibt mehr Raum, unserem Auge also mehr Zeit zum Verweilen.

Und was heisst das jetzt?

Es gibt keine «richtige» Lösung, kein «Benutze immer Helvetica», kein «Schmuckschriften sind grundsätzlich schlecht». Aber bei der Wahl und dem Satz unserer Schriften sollten wir immer Folgendes vor Augen haben: Wir wollen das Publikum beim Aufnehmen unserer Botschaft – oder auch unserer Informationen – unterstützen.

Mit ausgefallenen Schriften können wir Akzente setzen. Wir sollten aber der Versuchung widerstehen, Akzente vorrangig mit Schriftarten zu setzen. Schriften haben das Hauptziel, einen lesbaren Text zu formen.

«Wenn Du Dich an die Form des Löffels erinnerst, mit dem Du die Suppe gegessen hast, dann war es eine schlechte Form. Löffel und Letter sind Werkzeuge: Das eine nimmt Nahrung aus der Schale, das andere nimmt Nahrung vom Papierblatt. Die Schrift muss so sein, dass der Leser sie nicht bemerkt …»

— Adrian Frutiger

Schlecht lesbare Schriften als «Lernhilfe»
Laut einer aktuellen Studie werden Inhalte, die schwerer lesbar sind, besser behalten als leicht zu lesende Texte. Daran glaube ich nur eingeschränkt. Klar hilft es, den Leser künstlich dazu zu zwingen, langsam und konzentriert zu lesen.
Auf der anderen Seite ist das Risiko der Ermüdung bei längeren Texten gross. Und manchmal ist man von schlechterer Lesbarkeit auch nur genervt und gibt deswegen das Lesen auf.
Die Idee hat etwas. Aber sie kann maximal für Handouts gelten. Bei den Folien ist es nicht wichtig, dass die Zuhörer (!) sich die Punkte auf der Folie besonders gut merken können. Es ist wichtig, dass sie der Geschichte folgen und die Botschaft verstehen.

Rick Altmann: Why most PowerPoint presentations suck

Am 15.09.2010 habe ich am ersten Webinar des Outstanding Presentations Workshop teilgenommen. Rick Altmann (Twitter: @RickAltmann), der Veranstalter des Presentation Summit in den USA, hielt seinen Vortrag «Why most PowerPoint presentations suck». Hier will ich kurz festhalten, was mir besonders gefallen hat.

Wir sind schlechter als wir denken

Die Wahrnehmung der Vortragsqualität von Redner und Zuhörer weichen stark voneinander ab.Zuerst war da eine spannende Statistik: Nach einer grösseren Veranstaltung wurden sowohl die Sprecher als auch das Publikum zu den Vortragsqualitäten der Sprecher befragt. 86% der Sprecher schätzten sich als gute Kommunikatoren ein. Bei den Teilnehmern sah das Bild ein bisschen anders aus: Nur 17% schätzten die Kommunikation der Redner als gut ein. 83% der Zuhörer fanden die Präsentationen also eher schlecht. Ein schockierendes Bild.

Um fair zu sein: Wer jetzt sagt: «Oh mein Gott: Und ich hab eh schon das Gefühl, dass ich schlecht bin …» ist wahrscheinlich gar nicht so schlecht. Meine Erfahrung zeigt, dass viele Menschen sich eher unterschätzen – zumindest die, die selten Präsentationen halten.

Fokus einer Präsentation

Rick Altmann sieht eins der wesentlichen Probleme in der Kommunikation darin, dass wir bei uns anfangen. Statt die Teilnehmer bei ihren Bedürfnissen abzuholen konzentrieren wir uns zu oft darauf, die Vorteile unseres Unternehmens, unserer Person in den Vordergrund zu stellen.

Es geht nicht um uns. Es geht darum, unsere Zuhörer zu erreichen.

Präsentationsdesign

Beim Thema Design hatte er insbesondere zu Text und Animation einiges zu sagen.

Zu viel Text
Die meisten Präsentationen kranken am zu-viel-Text-Syndrom. Wenn wir viel Text auf unseren Folien haben, fällt es schwer, diesen nicht einfach vorzulesen. Wenn wir ihn vorlesen, sind wir überflüssig. Formulieren wir dagegen selber, besteht das Risiko, unsere Zuhörer unnötig zu verwirren. Schließlich stimmt das, was sie sehen und lesen, nicht mit dem überein, was sie hören. Und wenn wir vorlesen, wirkt der Vortrag meist künstlich. Erklären wir frei und in unseren Worten, sind wir natürlich und authentisch.

Was können wir also tun, wenn wir eine Folie mit viel Text vor uns haben? Rick hat dafür eine gute Aufgabe für uns: Wir versuchen, jeden einzelnen Punkt auf maximal drei Worte zu reduzieren. Das klappt vielleicht nicht immer, aber es bringt uns auf jeden Fall auf den richtigen Weg. Die Dinge, die in diesem Prozess rausfallen, sind nicht immer unwichtig. Aber oft ist das Handout der bessere Ort für ganze Sätze und Erklärungen.

(Ver)störende Animationen
Animationen sollten wir sehr sehr sehr sehr sparsam einsetzen – genauso wie unnötige Wortwiederholungen in Texten.

Generell folgt unsere Aufmerksamkeit den Bewegungen. Wenn wir Animationen also nicht sehr zielgerichtet einsetzen, lenken wir möglicherweise von dem ab, was wir grade sagen. Und verspielte Animationen machen eher den Eindruck, dass wir sie verwenden, weil wir es können, nicht, weil wir uns Gedanken darüber gemacht haben.

Wenn wir von Animationen reden, sollten wir eher an Reihenfolge denken. Wenn wir Folien animieren, legen wir lediglich fest, in welcher Reihenfolge die einzelnen Elemente erscheinen. Das kann uns dabei helfen, den Fokus unserer Teilnehmer auf das Wichtige zu lenken.

Mit einer Animation können wir zum Beispiel die Struktur eines Diagramms anzeigen und erklären, bevor die Inhalte angezeigt werden.

Weitere Findings

«Der Computer an sich ist ein schlechter Ort um einen kreativen Prozess zu beginnen.»

— Rick Altmann

Das sagen zwar auch Garr Reynolds (Twitter: @presentationzen) oder Nancy Duarte (Twitter: @NancyDuarte), aber man kann es nicht oft genug sagen.

«Unterstreichungen werden heute nicht mehr als Hervorhebungen wahrgenommen. Man versucht, den unterstrichenen Text anzuklicken, um etwas im Internet aufzurufen.»

— Rick Altmann

Das habe ich noch nicht gehört, aber es leuchtet mir sehr ein. Ich glaube zwar, dass ich (fast) nie Unterstreichungen verwende, aber in Zukunft werde ich bewusst darauf achten.

Bereits gestern, am 22.09.2010, fand die nächste Veranstaltung des Outstanding Presentation Workshop statt. Nancy Duarte hielt ihren Vortrag «Think like a designer: design principles that will make you a rock star». Auch dieses Webinar war sehr gut. Es folgen noch einige weitere Veranstaltungen und ich kann Euch nur empfehlen, auch daran teilzunehmen. Die Webinars sind kostenlos und man kann sich unter http://www.outstandingpresentationworkshop.com/ anmelden.

Brain Rule #4: Das Zehn-Minuten-Modell von John Medina

Vor einer guten Woche, am 24.07.2010 habe ich den Eintrag «Brain Rules: Gehirn und Erfolg von John Medina» veröffentlicht. Dabei konnte ich der vierten Regel «Aufmerksamkeit» nicht so viel Aufmerksamkeit widmen wie ich eigentlich wollte. Hier also ein Eintrag, der sich ausschliesslich damit befasst.

Als ich vor rund 15 Jahren in meinem ersten Grossprojekt gearbeitet habe, hat sich Folgendes zugetragen: Wir hatten eine der monatlichen Statusbesprechungen. Das hiess, dass der Projektleiter vor uns Stand und versuchte, seine 45 Entwickler, Tester, etc. über die Ergebnisse des Vormonats zu informieren und für die Aufgaben des Folgemonats zu motivieren. Nach so ungefähr 30 Minuten, hörten wir ein leises aber bleibendes Geräusch. Einer meiner Kollegen war doch tatsächlich eingeschlafen und schnarchte. Die Situation war für alle sehr unangenehm. Für uns «Unbeteiligte» war die Frage, wie wir ihn möglichst höflich wecken können, für ihn selbst war es äusserst peinlich am helllichten Tag bei der Arbeit einzuschlafen und für den präsentierenden Projektleiter … naja, auch kein gutes Zeugnis.

Logo zum Buch "Brain Rules"An diesem Tag wurde mein Interesse am Präsentieren geweckt. Wie kann ich als Dozent verhindern, dass mir meine Studenten einschlafen, wie als Trainer, dass die Kursteilnehmer abschalten und – speziell nach dieser Erfahrung – wie schaffe ich es, dass auch in einem Statusmeeting alle Teilnehmenden am Ball bleiben? Mit anderen Worten: Wie kann ich die Aufmerksamkeit meiner Zuhörer erregen und diese dann auch bis zum Schluss halten?

Vor Kurzem habe ich Brain Rules von John Medina gelesen. Er beschäftigt sich mit der Frage, wie unser Gehirn funktioniert, wie wir Dinge wahrnehmen und lernen. Anschliessend habe ich noch sein Hörbuch gehört (sechs Stunden auf dem Weg nach Paris) und dabei festgestellt, wie ausgezeichnet er selbst es schafft meine Aufmerksamkeit zu wecken und über schier endlose Zeit zu halten. Deswegen fasse ich hier seine Regel Nummer 4 zum Thema Aufmerksamkeit zusammen.

Aufmerksamkeit

Tiger mit dem Schriftzug "Aufmerksamkeit"Verschiedene Studien zeigen, dass wir nur wenige Sekunden (ungefähr 30) haben, um die Aufmerksamkeit unserer Zuhörer zu bekommen. Und danach haben wir nur wenig mehr als zehn Minuten, in denen wir diese Aufmerksamkeit halten können.

Unserer Aufmerksamkeit ist der wichtigste Einflussfaktor für unsere Fähigkeit, Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Je grösser unsere Aufmerksamkeit ist, umso mehr nehmen wir auf. Und ist es nicht das Wichtigste für uns, dass die Teilnehmer unserer Präsentation möglichst viel von unserer Botschaft und unseren Informationen aufnehmen?

Als Präsentierender konkurrieren wir mit einer Vielzahl von externen und internen Reizen um die Aufmerksamkeit unserer Zuhörer: Vom Summen des Beamers, über das Klirren des Glases des Hintermanns bis zum Gedanken an den schnellen Einkauf auf der Heimfahrt. Und wir wollen uns gegen all diese Reize durchsetzen. Aber wie machen wir das? Wie können wir uns die Aufmerksamkeit des Publikums verdienen? Was beeinflusst unser Gehirn bei der Entscheidung, welche Reize Aufmerksamkeit bekommen?

  • Erfahrungen: Unsere Erfahrungen – positive wie negative – helfen uns zu entscheiden, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Wenn beim Velofahren (Radfahren) die Schienen der Tram (Strassenbahn) nie unsere Aufmerksamkeit hatten, ändert sich das schlagartig, wenn wir nur ein mal mit dem Rad in die Schiene gekommen und gestürzt sind. Die Erfahrung lässt uns in der selben Situation aufmerksamer werden. Auch wenn wir positive Erfahrungen gemacht haben, wirkt sich das auf unsere Aufmerksamkeit aus: Wenn wir einem Dozenten zuhören und dabei viel lernen, werden wir bei der nächsten Veranstaltung dem selben Dozenten von vornherein mehr Aufmerksamkeit entgegenbringen.
  • Interesse: Je grösser unser Interesse an den Inhalten ist, desto grösser ist auch unsere Aufmerksamkeit. Wie wecken wir Interesse? Ein guter Weg ist es, die Zuhörer zu verblüffen: Der Satz «Es ist in den USA 300 mal wahrscheinlicher, von einem Reh getötet zu werden als von einem Hai.» lässt uns stutzen und wir werden aufmerksam. Häh? Warum? Das muss er jetzt aber mal erklären … (Beispiel aus «Was bleibt» von Chip und Dan Heath: Es kommen 300 mal mehr Menschen bei Verkehrsunfällen mit Rotwild ums Leben als bei Haiangriffen.).
  • Bewusstsein: Damit wir etwas aufmerksam folgen können, muss es uns bewusst sein oder werden. Ebenso wie uns eine plötzliche Bewegung oder ein Geräusch einen Vorgang bewusst macht, können uns in einer Situation auch Gedanken oder Gefühle bewusst werden.

Diese Punkte beeinflussen uns bei der Entscheidung, was – oder wer – unsere Aufmerksamkeit verdient.

Entscheidungshilfen für das Gehirn

Wie können wir das Gehirn dabei unterstützen, unseren Vortrag als seiner Aufmerksamkeit würdig zu beurteilen? Die folgenden vier Punkte wurden als besonders hilfreich identifiziert:

  • Baby mit Schriftzug "Freude"Emotionen: Emotionale Situationen und Geschichten prägen sich uns besser ein als neutrale. Es gibt einige allgemeingültige Auslöser für Emotionen, die sich im Wesentlichen auf die folgenden Fragen zurückführen lassen: Kann ich es essen? Wird es mich essen? Kann ich mich damit paaren? Wird es sich mit mir paaren? Kenne ich es schon? Es lässt sich also auf Gewinn, Angst, Sex und Erfahrung reduzieren.
  • Struktur: Wir merken uns das Wesentliche schneller und besser als die Details. Der Zusammenhang mit dem Wesentlichen erleichtert es uns aber, die Details aufzunehmen. Wer sich also Einzelheiten merken will, sollte nicht mit damit beginnen. Stattdessen beginnen wir beim Kerngedanken, um den wir die details dann hierarchisch anordnen.
  • Singletasking: Entgegen der landläufigen Meinung ist unser Gehirn nicht in der Lage seine Aufmerksamkeit auf mehrere Dinge gleichzeitig zu richten (Multitasking). Zwar können wir mehrere Sachen gleichzeitig machen, wie zum Beispiel gehen und reden. Sobald wir aber unsere Aufmerksamkeit für beides bräuchten, würden wir entweder stolpern oder Unsinn reden (Zweiteres kann auch sonst passieren). Zum Beispiel wurde inzwischen nachgewiesen, dass das telefonieren am Steuer dazu führt, dass wir fahren, als ob wir angetrunken wären.
  • Pausen: Wir müssen unserem Gehirn – oder dem unserer Zuhörer – die Chance geben, die aufgenommenen Informationen auch zu verarbeiten. Das ist durchaus mit dem Essen zu vergleichen: Wenn wir ständig essen und unser Körper keine Chance zum verdauen hat, wird die Nahrung nicht effizient und effektiv aufgenommen. Genau so läuft es auch beim Lernen: Wir brauchen Verdauungspausen. Häufig werden zu viele Informationen in zu kurzer Zeit vermittelt. Dadurch nehmen wir wenig auf und sind schnell «übersättigt».

Das Zehn-Minuten-Modell

Stoppuhr mit Beschriftung "10 Minuten"John Medina selbst baut seine eigenen Vorlesungen aus diesen Gründen nach einem eigenen Modell auf, dass darauf basiert, dass wir im Normalfall nur zehn Minuten Aufmerksamkeit bekommen.

Aufbau in Blöcken à zehn Minuten

Jeder Abschnitt seiner Vorlesung besteht aus zehn Minuten und behandelt nur einen Kerngedanken. Dieser Kerngedanke kann in einer Minute erklärt werden. In den restlichen neun Minuten vermittelt er Details zu diesem Gedanken. Die Studenten können so alle Details im Gesamtzusammenhang sehen und sie sich dadurch auch besser einprägen. Wenn er dann immer wieder auf den Zusammenhang zwischen Kerngedanke und Einzelheit eingeht, macht er eine Pause, in der er keine neuen Informationen hinzufügt. Damit haben die Zuhörer die Möglichkeit, die bisherigen Informationen zu verdauen:

  • – Wir haben nur Sekunden Zeit, um uns Gehör zu verschaffen, und nur zehn Minuten um es zu halten. Danach müssen wir uns die nächsten zehn Minuten neu verdienen.
  • – Unser Gehirn verarbeitet das Wesentliche vor den Details. Aus diesem Grund erläutert er auch das Grundkonzept vor den Einzelheiten.
  • – Er gibt seinen Zuhörern vorher den Ablauf und die Struktur für die Vorlesung. Zusätzlich zeigt er im Verlauf immer wieder, wo er sich befindet. Damit vermeidet er, dass sich die Studenten mit der Frage «Worauf will er denn hinaus?» statt seinen Inhalten beschäftigen.

Der Köder

Ein Schokoladenkuchen mit der Beschriftung "Köder"Nach knapp zehn Minuten geht die Aufmerksamkeit der Zuhörer zurück (bis nahe null). Sie brauchen eine Abwechslung, ein neues Kernthema. Um diesen Übergang spannend zu gestalten und das Interesse seiner Zuhörer neu zu wecken, verwendet Medina einen emotionalen Reiz als Köder. Wie sieht dieser Köder aus:

  1. Emotionen: Der Köder muss Gefühle auslösen: Angst, Lachen, Fröhlichkeit, Nostalgie, freude, Ungläubigkeit – jedes Gefühl funktioniert (eben auch Mitgefühl). Dabei helfen am besten Prägnante und pointierte Anekdoten
  2. Relevanz: Der Köder muss für den Vortrag relevant sein. Nach zehn Minuten einfach irgendeine Anekdote oder einen Witz zu erzählen reicht nicht. Fehlt der Zusammenhang zum Thema, schalten die Zuhörer eher ab – sind schlimmstenfalls verärgert.
  3. Timing: Der Köder wird als Übergang zwischen den Abschnitten verwendet. Er sollte also am Ende des einen oder am Anfang des nächsten Abschnittes liegen. Ganz am Anfang kann man eine Anekdote einbinden, die für die gesamte Veranstaltung relevant ist. So wird das Interesse des Publikums für die Veranstaltung geweckt. Ähnlich wie ich es mit der Geschichte vom schnarchenden Mitarbeiter im Statusmeeting versucht habe (die Geschichte ist übrigens wahr und alle Kollegen von damals werden sich noch lebhaft daran erinnern).

Mit diesen kleinen Hilfsmitteln können wir unsere Vorträge interessanter gestalten. Und wenn sie interessanter sind, werden unsere Zuhörer mehr von unserer Botschaft und unseren Gedanken mitnehmen können. Es lohnt sich also.

Boris Bäsler

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