prezentation

Präsentationsdesign und Vortrag

Warum überhaupt «besser Präsentieren»?

Ich werde immer mal wieder gefragt, warum man an Soft Skills wie dem Präsentieren arbeiten sollte. Reicht es nicht, im eigenen Fachgebiet gut zu sein, grossartige Ideen zuhaben? Sollte eine gute Idee, gute Arbeit nicht für sich sprechen?

Um es kurz zu machen: Ja, das sollten sie. Und nein, das tun sie in der Regel nicht.

Meine Erfahrung

Ich arbeite seit rund 17 Jahren in der EDV. Als ich in den 90ern angefangen habe, kam gleichzeitig PowerPoint als Präsentationswerkzeug auf. Ich erinnere mich an einige Gelegenheiten, bei denen ein Berater zu uns kam, der uns den grössten Unsinn verkaufen wollte. Und ich sass in diesen Präsentationen und dachte mir: «Das sieht nett aus und die Effekte im PowerPoint sind irgendwie cool. Aber inhaltlich ist das doch ziemlicher Unsinn.» Und dann wurde das Produkt/die Dienstleistung gekauft.

Ist Präsentieren nur Werbung?Mehrere solche Erlebnisse haben bei mir den Eindruck gefestigt, dass Präsentationen nur schöne Verpackungen für Mist sind. Und wann immer mir jemand vorgeschlagen hat, mich doch mal mit Präsentationen oder PowerPoint zu beschäftigen, habe ich dankend abgelehnt. Schliesslich kann ich ja «was Richtiges» und will gar keinen Mist verkaufen. Also brauche ich auch nicht diese «Beraterfähigkeiten».

Ungefähr zur selben Zeit fing ich an, meine grossartigen Ideen meinen Arbeitskollegen, Vorgesetzten oder Kunden vorzustellen – meist, indem ich bei einem Kaffee ungebremst und ungeplant auf sie eingeredet habe. Aber nur selten hat sich jemand für diese Ideen begeistern können. Das lag sicher bei vielen dieser Ideen daran, dass sie alles andere als grossartig waren – aber nicht bei allen. So habe ich mal eine Projektidee allen möglichen Leuten gezeigt und erst nach drei Jahren kam ein «Ach so, so meinst Du das. Das ist wirklich eine gute Idee. Wir machen das.» von jemandem, dem ich das Ganze schon öfter erklärt hatte.

Ich war also in einem Dilemma: Auf der einen Seite waren da die verhassten Berater, die Mist als Gold verkaufen konnten und auf der anderen Seite war ich, dessen Präsentationsversuche regelmässig damit endeten, dass sein Gold als Mist verstanden wurde. Und da dämmerte es mir: Eine gute Verpackung ist auch für gute Ideen/gute Arbeit viel besser als eine schlechte. Nicht ohne Grund investieren Unternehmen heute viel Geld und Zeit in das Verpackungsdesign für ihre Produkte.

Ich habe angefangen, an meinen Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten zu arbeiten. Jetzt stand der Gesprächspartner/das Publikum im Mittelpunkt. Wo steht mein Zuhörer? Wie kann ich meine Idee so vermitteln, dass mein Gegenüber sie versteht? Wie kann ich die Vorteile so vermitteln, dass der andere sieht, wo der Vorteil für ihn liegt? Was ist denn eigentlich meine Kernaussage? Und hey, diese Kernaussage hängt von meinem Publikum ab. Verdammt, das wird ja alles sehr kompliziert.

Und tatsächlich investiere ich heute sehr viel mehr Zeit und Energie darin, eine Präsentation zu planen und zu entwickeln als vor 15 Jahre. Aber das wirklich Wesentliche ist, dass die Stunden oder Tage Vorbereitung dazu führen, dass ich meine Ideen nicht mehr über drei Jahre immer und immer wieder präsentieren muss. Heute mache ich das einmal und bekomme eine Rückmeldung. Und sei das nur, dass die Idee totaler Blödsinn ist.

Klar, wenn man eine Präsentation als eine Zeit ansieht, in der man irgendwo steht und reden muss, ist es zweifelhaft, ob man für 15 Minuten reden zwei oder mehr Tage Vorbereitung investieren sollte. Bei meinen Kunden ist es durchaus nicht ungewöhnlich, dass sie in diesen 15 Minuten einen Partner, Investor oder Kunden überzeugen wollen, viel Aufwand, Geld oder Vertrauen in ein Projekt, ein Produkt oder das Unternehmen zu investieren. Und wenn man die drei Tage Vorbereitung nicht als Investition in 15 Minuten reden ansieht, sondern als Investition in die Zukunft einer Idee, eines Projektes oder sogar eines Unternehmens, ist das doch ein verschwindend geringer Aufwand.

Warum also «besser Präsentieren»?

Besser Präsentieren – mehr ErreichenAus meiner Erfahrung ist das sehr einfach: Wer besser präsentiert, erreicht mehr als jemand, der genauso gut ist, aber schlechter Präsentiert. Mit dem nötigen Wissen und Übung wird es leichter, andere von einem gemeinsamen Ziel zu überzeugen. Statt also auf der eigenen Idee zu sitzen und zu hoffen, dass endlich mal jemand versteht, wie gut sie doch ist, kann man raus gehen und aktiv Partner finden.

Und was können wir machen um besser zu präsentieren? Das Buch «Presentation Zen» (auf Deutsch «Zen oder die Kunst zu präsentieren») von Garr Reynolds ist ein guter Einstieg in die Materie. Findet Gleichgesinnte, mit denen Ihr gemeinsam üben und Euch austauschen könnt. Überzeugt Eure Vorgesetzten, einen Präsentationstrainer/-coach ins Haus zu holen oder eine Gruppe von Mitarbeitern auf einen Kurs zu schicken.

Rick Altmann: Why most PowerPoint presentations suck

Am 15.09.2010 habe ich am ersten Webinar des Outstanding Presentations Workshop teilgenommen. Rick Altmann (Twitter: @RickAltmann), der Veranstalter des Presentation Summit in den USA, hielt seinen Vortrag «Why most PowerPoint presentations suck». Hier will ich kurz festhalten, was mir besonders gefallen hat.

Wir sind schlechter als wir denken

Die Wahrnehmung der Vortragsqualität von Redner und Zuhörer weichen stark voneinander ab.Zuerst war da eine spannende Statistik: Nach einer grösseren Veranstaltung wurden sowohl die Sprecher als auch das Publikum zu den Vortragsqualitäten der Sprecher befragt. 86% der Sprecher schätzten sich als gute Kommunikatoren ein. Bei den Teilnehmern sah das Bild ein bisschen anders aus: Nur 17% schätzten die Kommunikation der Redner als gut ein. 83% der Zuhörer fanden die Präsentationen also eher schlecht. Ein schockierendes Bild.

Um fair zu sein: Wer jetzt sagt: «Oh mein Gott: Und ich hab eh schon das Gefühl, dass ich schlecht bin …» ist wahrscheinlich gar nicht so schlecht. Meine Erfahrung zeigt, dass viele Menschen sich eher unterschätzen – zumindest die, die selten Präsentationen halten.

Fokus einer Präsentation

Rick Altmann sieht eins der wesentlichen Probleme in der Kommunikation darin, dass wir bei uns anfangen. Statt die Teilnehmer bei ihren Bedürfnissen abzuholen konzentrieren wir uns zu oft darauf, die Vorteile unseres Unternehmens, unserer Person in den Vordergrund zu stellen.

Es geht nicht um uns. Es geht darum, unsere Zuhörer zu erreichen.

Präsentationsdesign

Beim Thema Design hatte er insbesondere zu Text und Animation einiges zu sagen.

Zu viel Text
Die meisten Präsentationen kranken am zu-viel-Text-Syndrom. Wenn wir viel Text auf unseren Folien haben, fällt es schwer, diesen nicht einfach vorzulesen. Wenn wir ihn vorlesen, sind wir überflüssig. Formulieren wir dagegen selber, besteht das Risiko, unsere Zuhörer unnötig zu verwirren. Schließlich stimmt das, was sie sehen und lesen, nicht mit dem überein, was sie hören. Und wenn wir vorlesen, wirkt der Vortrag meist künstlich. Erklären wir frei und in unseren Worten, sind wir natürlich und authentisch.

Was können wir also tun, wenn wir eine Folie mit viel Text vor uns haben? Rick hat dafür eine gute Aufgabe für uns: Wir versuchen, jeden einzelnen Punkt auf maximal drei Worte zu reduzieren. Das klappt vielleicht nicht immer, aber es bringt uns auf jeden Fall auf den richtigen Weg. Die Dinge, die in diesem Prozess rausfallen, sind nicht immer unwichtig. Aber oft ist das Handout der bessere Ort für ganze Sätze und Erklärungen.

(Ver)störende Animationen
Animationen sollten wir sehr sehr sehr sehr sparsam einsetzen – genauso wie unnötige Wortwiederholungen in Texten.

Generell folgt unsere Aufmerksamkeit den Bewegungen. Wenn wir Animationen also nicht sehr zielgerichtet einsetzen, lenken wir möglicherweise von dem ab, was wir grade sagen. Und verspielte Animationen machen eher den Eindruck, dass wir sie verwenden, weil wir es können, nicht, weil wir uns Gedanken darüber gemacht haben.

Wenn wir von Animationen reden, sollten wir eher an Reihenfolge denken. Wenn wir Folien animieren, legen wir lediglich fest, in welcher Reihenfolge die einzelnen Elemente erscheinen. Das kann uns dabei helfen, den Fokus unserer Teilnehmer auf das Wichtige zu lenken.

Mit einer Animation können wir zum Beispiel die Struktur eines Diagramms anzeigen und erklären, bevor die Inhalte angezeigt werden.

Weitere Findings

«Der Computer an sich ist ein schlechter Ort um einen kreativen Prozess zu beginnen.»

— Rick Altmann

Das sagen zwar auch Garr Reynolds (Twitter: @presentationzen) oder Nancy Duarte (Twitter: @NancyDuarte), aber man kann es nicht oft genug sagen.

«Unterstreichungen werden heute nicht mehr als Hervorhebungen wahrgenommen. Man versucht, den unterstrichenen Text anzuklicken, um etwas im Internet aufzurufen.»

— Rick Altmann

Das habe ich noch nicht gehört, aber es leuchtet mir sehr ein. Ich glaube zwar, dass ich (fast) nie Unterstreichungen verwende, aber in Zukunft werde ich bewusst darauf achten.

Bereits gestern, am 22.09.2010, fand die nächste Veranstaltung des Outstanding Presentation Workshop statt. Nancy Duarte hielt ihren Vortrag «Think like a designer: design principles that will make you a rock star». Auch dieses Webinar war sehr gut. Es folgen noch einige weitere Veranstaltungen und ich kann Euch nur empfehlen, auch daran teilzunehmen. Die Webinars sind kostenlos und man kann sich unter http://www.outstandingpresentationworkshop.com/ anmelden.

Naked Presentation: Was bedeutet für mich «nackt» Präsentieren?

Garr Reynolds hat auf Posterous (und Twitter) die Frage gestellt, was «nackt» Präsentieren für seine Leser bedeutet. Er arbeitet grade an seinem neuen Buch «The Naked Presenter» («The Naked Presenter: Delivering Powerful Presentations with or Without Slides» bei Amazon vorbestellen). Dort werde ich sicher einen Kommentar hinterlassen (Englisch), aber auch hier möchte ich meine Gedanken dazu veröffentlichen.

Kutsche der Amish als Symbol für Verzicht auf TechnikUnter nackt Präsentieren verstehen viele den Verzicht auf jegliche visuellen Hilfsmittel. Aber ich denke, dass das Weglassen von Folien noch nicht bedeutet, nackt zu präsentieren. Auf der anderen Seite denke ich aber auch, dass nackt präsentieren sehr wohl mit Multimedia, Slides, Folien und anderen Hilfsmitteln möglich ist. Es geht darum authentisch zu sein.

Wenn man nackt präsentiert, bringt man die eigene Persönlichkeit ein. Es geht darum, authentisch zu sein – man selbst zu sein. Ein Vortrag wird uninteressant – oder im schlimmsten Fall lächerlich – wenn wir uns eine Maske überziehen. Wer hat nicht schon den humorlosen Kollegen erlebt, der plötzlich anfängt, auswendig gelernte Pointen aufzusagen; oder den sonst so lockeren Mitarbeiter, der Angst hat, beim Kunden könnte seine Art als unseriös aufgefasst werden und deswegen bierernst und verkrampft wird.

Die Erwartungen des Publikums

Wir müssen unsere Präsentationen auf die Adressaten ausrichten. Das bedeutet, dass wir unsere Ziele, unsere Argumente und unsere Geschichte für das Publikum aufbereiten. Auch bei der Verwendung von Fachbegriffen und der Wahl der Sprache orientieren wir uns an den Zuschauern. All das ist nötig, damit wir unser Publikum erreichen. Oft haben wir auch bestimmte Vorstellungen davon, welche Persönlichkeit unser Publikum im aktuellen Kontext erwartet. Wenn wir uns auch daran anpassen, verlieren wir unsere Natürlichkeit. Wir sind nicht echt – nicht nackt.

Nackter Mann mit Krawatte als Symbol für VerletzbarkeitWenn wir von etwas begeistert sind, zeigen wir es. Und wenn uns eine Sache wirklich am Herzen liegt, zeigen wir es. Wenn uns etwas berührt, zeigen wir es. Auch wenn wir vielleicht Angst haben, zuviel von uns preis zu geben, uns angreifbar und verletzbar zu machen. Wenn Apple das neue iPhone präsentiert, merken wir, wie begeistert die Beteiligten von ihrer Arbeit und ihrem Ergebnis sind. Wenn Garr Reynolds (What is Presentation Zen? auf YouTube) über Präsentationen spricht, merken wir, wie sehr ihm eine Verbesserung der Präsentationskultur am Herzen liegt. Wenn Jamie Oliver (Jamie Oliver’s TED Prize wish: Teach every child about food) über die gesunde Ernährung von Kindern spricht, merken wir, wie sehr sie ihm am Herzen liegt, wie sehr ihn das Schicksal kranker, fettleibiger Kinder berührt. Wenn Bill Gates (Bill Gates on mosquitos, malaria and education bei TED.com) über die Ziele und die Arbeit seiner Stiftung spricht, merken wir, wie nah ihm das Schicksal der ärmsten Menschen auf dieser Welt geht. All diese Redner sind erfolgreich, weil sie bereit sind, nackt und verletzbar vor ein Publikum zu treten. Sie sind authentisch.

Was uns Chi Running für unsere Vorträge lehrt

Cover des Buches Chi Running von Danny & katherine DreyerSeit einigen Monaten vermeide ich Verletzungen und Schmerzen beim Laufen, indem ich Chi Running praktiziere (ChiRunning: Die sanfte Revolution der Laufschule). Der Autor Danny Dreyer rät dazu, die gelernten Dinge im ganzen Leben anzuwenden. Und von Garr Reynolds (Presentation Zen) habe ich gelernt, überall Lehren rund um Präsentation und Vortrag zu suchen.

Chi Running lehrt uns, natürlich zu laufen, so dass wir uns nicht verletzen und mit weniger Anstrengung trainieren können. Und genau das wollen wir doch auch bei Präsentationen und Vorträgen erreichen: Wir wollen natürlich Vortragen, ohne Anspannung und Anstrengung. Die grundlegenden Fähigkeiten für Chi Running werde ich im Folgenden kurz erläutern und den Bezug zur Präsentation herstellen. Diese Fähigkeiten sind auch die Basis für Tai Chi.

Den Geist fokussieren

Beim Chi Running macht der Geist die meiste Arbeit. Er blendet das Geplapper und die Störungen um uns herum aus, so dass wir uns voll und ganz auf unseren Körper konzentrieren können. Wir spüren unsere Bewegung. Wir steuern unsere Bewegung und wir spüren die Veränderungen.

Auch wenn wir Präsentieren, müssen wir ganz im Augenblick sein. Unser Geist ist auf das Publikum und unsere Ziele fokussiert. Wir präsentieren, wir spüren die Veränderungen im Publikum, wir passen unseren Vortrag an und wir spüren wieder die Veränderung. Mit diesem Einfühlungsvermögen sind wir in der Lage, unser Publikum zu erreichen.

Wenn wir bei einer Präsentation mit unseren Gedanken abschweifen, nicht im hier und jetzt sind, sind wir nicht in der Lage, die Situation zu spüren und bewusst zu steuern. Bei den Übungen zum Chi Running und beim Laufen selber lernen wir, uns zu konzentrieren. Wir blenden äussere Einflüsse aus. Wir sind im Augenblick. So kann uns das Laufen für den Vortrag vorbereiten.

Den Körper spüren: Der schnelle Zugang

Wir lernen, unseren Körper zu spüren. Es gibt Übungen, die uns dabei helfen, den Körper wirklich wahrzunehmen und Veränderungen zu bemerken. Jedesmal, wenn wir Laufen, trainieren wir diese Fähigkeit. Wenn etwas nicht rund läuft, stellen wir das schnell fest und können es korrigieren.

Um darin wirklich gut zu werden, sind wir auch auf externes Feedback angewiesen. Wir sehen unsere Körperhaltung im Spiegel, sehen die Bewegung in einem Video, werden von einem Coach beraten. Das Feedback gibt uns die Möglichkeit, unsere eigene Wahrnehmung zu verbessern.

Ähnlich sieht es bei Präsentationen aus. Eine Videoaufzeichnung zeigt uns unsere Schwächen und unsere Stärken. Bisher habe ich zum Beispiel noch niemanden erlebt, der wirklich so nervös wirkte, wie er sich fühlte. Und auch hier ist Training und Feedback wichtig. Wir können uns außerhalb des Alltags treffen und zum Beispiel bei einer Pecha Kucha Night Vorträge halten und damit ohne «Gefahr» üben und wertvolles Feedback von anderen erfahrenen Sprechern bekommen.

Auch die drei Schritte zu einem besseren Körpergefühl kommen uns bei einem Vortrag entgegen:

  • Höre sorgfältig zu: Immer wenn Du eine kleine Anpassung machst, höre auf jede noch so kleine Veränderung. Wie bewegt sich Dein Körper, wie fühlt es sich an?
  • Bewerte die Informationen: Frage Dich, ob Dein Körper sich wie gewünscht bewegt. Tu Dein Bestes um festzustellen, ob die Strategie wirkt oder nicht. Wenn sie funktioniert: Merke Dir, wie es sich anfühlt und wie Du es erreicht hast.
  • Mache kleine Anpassungen: Statt alles über den Haufen zu werfen, mache nur kleine Anpassungen und beobachte wie sie wirken – auf Dich und andere. Wenn Du zu viel änderst, ist es schwer, Ursache und Wirkung zusammen zu halten.

Atmen: Dein Chi anzapfen

Koi mit Luftblasen und offenem MaulAtmen ist eine Fähigkeit, die Kern vieler fernöstlicher Disziplinen ist, wie Yoga, Tantra, Chi Gong oder Meditation. Wer diesen Text liest, atmet wohl auch. Aber wenn wir falsch atmen, reagiert unser Körper mit Unsicherheiten bis zu Angst. Die Angst zu ersticken, nicht mithalten zu können, nicht gut genug zu sein, sich zu blamieren …

Eine ruhige und entspannte Atmung hilft uns, uns beim Training und im Wettkampf sicher zu fühlen. Wir haben mehr Selbstsicherheit und mehr Selbstvertrauen. Das kann uns über große Hürden helfen, uns Leistungen ermöglichen, die wir mal für unmöglich gehalten haben.

Richtiges Atmen während eines Vortrages gibt uns Ruhe und Selbstsicherheit. Die folgenden Punkte können sich negativ auf unsere Atmung bei einem Vortrag auswirken: Flache Atmung, Anspannung oder ein üppiges Mahl direkt vor dem Auftritt. Das Essen können wir einfach vermeiden. Wenn wir bewusst tief in den Bauch atmen, verhindern wir damit eine flache Atmung. Und wenn wir angespannt sind, müssen wir uns einfach nur entspannen.

Entspannung: Der Weg des geringsten Widerstands

Meditation bei SonnenuntergangChi Running lehrt uns, unsere Muskeln zu entspannen, so dass Bewegung einfach stattfindet. Angespannte, verspannte Muskeln hindern uns eher daran, uns gut zu bewegen, als dass sie uns dabei helfen.

Die wichtigsten Schritte zu mehr Entspannung sind Fokus, Körpergefühl und Atmung. Wenn wir uns auf unseren Körper konzentrieren, fühlen, wo wir verspannt sind, können wir unseren Fokus darauf legen, diese Körperteile zu entspannen. So entspannen wir unseren Körper nach und nach.

Auch wenn wir vortragen, ist Entspannung wichtig. Sind wir angespannt, leidet die Natürlichkeit unseres Vortrags darunter. So wird es schwer, sich sicher zu fühlen und im Augenblick zu sein. Es hilft, wenn man vor einer Präsentation/einem Vortrag eine Routine hat. Das kann eine stille Meditation sein, eine Viertelstunde Hardrock vom iPod oder Stretching – einfach irgend etwas, das uns entspannt. Dabei ist es vollkommen egal, was andere von dieser Routine halten, ob sie komisch wirkt.

Mir persönlich hat das Buch Chi Running von Danny Dreyer in vielerlei Hinsicht geholfen. Neben dem schmerzfreien Laufen habe ich viel für mein Arbeits- und Privatleben mitnehmen können. Und das eben auch für Vorträge und Präsentationen.

Boris Bäsler

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