prezentation

Seit nunmehr 17 Jahren nehme ich – mal häufiger, mal seltener – an Statusmeetings teil. In dieser Zeit war ich auch oft in der Position dessen, der das Meeting abhalten, also den Status präsentieren durfte. Gängige Praxis ist es, alle irgendwie relevanten Informationen in den Folien unterzubringen. Damit kann keiner der Teilnehmer sagen, dass er diese Information nicht mitbekommen hätte. Ausserdem spart man sich damit auch noch, ein eigenes Dokument zu erstellen, in dem die Details stehen. Was dabei rauskommt ist ein Slideument, oder anders ausgedrückt: Etwas, dass weder zur visuellen Unterstützung der Präsentation noch zur Dokumentation geeignet ist. Seien wir ehrlich: PowerPoint ist nicht die erste Wahl, wenn es darum geht, eine Dokumentation zu erstellen.

Vor wenigen Wochen hat mich ein früherer Kollege angesprochen, der jetzt in einer Managementposition ist und pro Monat drei Statusmeetings abhält. Er informiert seine Mitarbeiter, die Projektkunden und seine Vorgesetzten über den aktuellen Status eines grösseren Projektes. Er selbst hatte das Gefühl, dass er mit der gängigen Praxis eines Slideuments sowohl seine Zuhörer als auch sich selbst unnötig quält. Also wollte er meine Unterstützung dabei, ein gutes Konzept für die Visualisierungen und die Dokumentation zu erarbeiten.

Nach einem ersten Entwurf und anschliessender Feinabstimmung nutzt er dieses Konzept jetzt seit zwei Monaten. Die benötigte Zeit für die Meetings ist deutlich zurück gegangen und die Teilnehmer haben die Änderungen äusserst positiv aufgenommen. Aus diesem Grund teile ich unsere Ergebnisse hier mit Euch. Die Grafiken stellen nur Beispiele dar und die Namen sind geändert. Ihr solltet Grafiken verwenden, die zu Euch und Eurem Stil passen (und natürlich Namen, die zu Euren Mitarbeitern gehören).

Wir haben uns zuerst hingesetzt und zusammen getragen, welche Kerninformationen er denn vermitteln will und muss. Dabei kam raus, dass er folgende Kernpunkte präsentieren will:

• – Den Stand der einzelnen Arbeitspakete (in Summe rund 450)
• – Die seit dem letzten mal erreichten Ziele
• – Akute Risiken
• – Gegenmassnahmen zu den Risiken
• – Kernaufgaben bis zum nächsten Mal
• – Diverse Themen zur Diskussion

Wir waren uns einige, dass alle Detailinformationen in einem Handout landen müssen und die Präsentation des Status von bisher 45 Minuten auf maximal 15 Minuten gekürzt werden sollte.

Anschliessend haben wir damit begonnen, eine Geschichte, einen roten Faden für das Statusmeeting zu entwerfen.

Arbeitsstand

Eine erste Folie beinhaltet den allgemeinen Projektstatus – sind wir noch auf dem richtigen Weg oder haben wir jetzt ein ernsthaftes Problem. Dafür haben wir auf iStockphoto zwei Bilder gesucht. «Daumen hoch» für einen guten Stand und «Daumen runter» für ein ernsthaftes Problem. Diese Folie kann auch gerne schon eingeblendet sein, wenn die Teilnehmer ankommen. Allerdings sollte man damit vorsichtig sein, wenn der Status nicht gut ist.

Wenn man dann beginnt, kann der allgemeine Status kommentiert werden. Dinge wie «Wir sind voll im Budget.» oder «Wir haben die Urlaubszeit ohne grössere Probleme hinter uns gebracht.» passen an dieser Stelle. Aber nicht zu detailliert werden, keine Zahlen zum Budget, zu den Urlaubstagen, zu Fertigstellungsgrad oder Ähnlichem. All diese Informationen befinden sich im Handout.

Die nächste grosse Herausforderung war – zumindest für mich – die Darstellung des Arbeitsstandes. Bisher waren das sehr umfangreiche Texte mit Statistiken über prozentuale Erledigung der definierten Arbeitspakete. Diese wurden ergänzt durch Informationen über die geplanten und geleisteten Stunden und eine tabellarischen Darstellung der Hauptpakete mit verantwortlichem Team, Erledigungsgrad, Plan-Ist-Abweichungen im Budget und im Termin. Diese Beschreibung ist mir jetzt leider ähnlich komplex und schwer verständlich geraten wie die bestehenden Folien.

Wir haben dann den Status der Arbeitspakete auf einer Folie zusammengefasst (siehe rechts). Der Balken stellt den Erledigungsgrad der Arbeitspakete der vier Teams dar. Schlägt er rechts an, sind wir bei hundert Prozent. Ein roter Abschnitt bedeutet, dass ein Team um diesen Bereich hinter dem Plan zurück ist, ein grüner, dass es dem Plan voraus ist.

Anhand dieser Folie kann man kurz die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen. Im Beispiel zeigt sich, dass eins der Teams rund 50% hinter dem Plan liegt und ein anderes dem Plan leicht voraus ist. An dieser Stelle kann man kurz erläutern, wie es zu der Verzögerung kommt. In unserer ersten Präsentation war es der längerfristige krankheitsbedingte Ausfall eines Mitarbeiters. Und der Vorsprung im anderen Team ergab sich dadurch, dass ein Mitarbeiter seine vier Wochen Ferien auf später verschoben hat.

Mit all den Informationen sollten wir im Vortrag noch keine zwei Minuten gebraucht haben und alle Teilnehmer sind noch wach.

Erreichte Ziele/Meilensteine

Sowohl für Kunden, als auch für das Management ist es natürlich wichtig zu wissen, welche Meilensteine erreicht wurden. Schliesslich will man ja wissen, was man für sein Geld bekommt. Aber auch für die Mitarbeiter ist es wichtig, mindestens ein mal pro Monat die eigenen Leistungen vor Augen zu haben. Häufig sieht man eher das, was noch vor einem liegt und nicht die erreichten Erfolge.

Wir haben diese Informationen auf das Wesentliche zusammengekürzt. Auch hier finden sich keine Detailinformationen, wie zum Beispiel «Der Test am 21.03, bei dem wir die folgenden Funktionalitäten geprüft haben verlief erfolgreich: Funktionalität A, …». Diese Informationen sind im Handout zu finden.

Risiken und Massnahmen

Natürlich müssen alle Beteiligten auch über die bestehenden Projektrisiken und etwaige Gegenmassnahmen informiert werden. Da sich die Risiken häufig im Arbeitsstand erkennen lassen, sind sie der nächste Punkt in der Präsentation.

Auch hier geht es nicht darum, jedes mal festzuhalten, dass der Ausfall von Wissensträgern eine Verzögerung bedeuten könnte oder dass eine Zulieferung verspätet kommt, weswegen ein Arbeitspaket später abgeschlossen wird. Diese Dinge werden erst dann interessant, wenn sie tatsächlich zu Terminverschiebungen oder Mehrkosten führen, also das Risiko (wahrscheinlich) eintritt. In unserem Beispiel ist das Risiko die Personalunterdeckung im Entwicklungsteam II und die dadurch verursachte Verspätung.

Dinge, die nicht akut sind und keine Massnahmen erfordern, landen im Handout.

Zu ergreifende Massnahmen werden kurz beschrieben. Die Beschreibung selbst kann natürlich wesentlich länger sein, als der kurze Merksatz auf der Folie. Man kann sich auch überlegen, in diesem Beispiel die Massnahme auf «Personelle Umstrukturierung» zu kürzen. Schliesslich sagt der Vortragende ja das Wesentliche.

Kleinere Massnahmen kommen auch wieder nur in das Handout. Das ist zum Beispiel die Änderung der Reihenfolge, in der die Arbeitspakete abgearbeitet werden, weil eine Zulieferung verspätet ist.

In dem Beispiel ist eine der Massnahmen die Erweiterung des Teams, um den krankheitsbedingt ausgefallenen Mitarbeiter zu ersetzen. Wir haben uns dazu entschlossen, den Mitarbeiter gleich in diesem Meeting vorzustellen, auch wenn er erst später im Projekt anfängt. Die Folie enthält ein Photo (dass sich meist in den Bewerbungsunterlagen finden lässt – aber Achtung: Vom zukünftigen Mitarbeiter genehmigen lassen!), damit sich die Beteiligten «ein Bild machen können». Ausserdem sind auf der Folie die beiden brennendsten Fragen beantwortet: Wann kommt der Mitarbeiter und was wird er machen?

Weiter Details, wie seine Berufserfahrung, bisherige Arbeitsstätten, Erfahrungen in der Branche, etc. werden wieder nur mündlich vorgetragen – und sind im Handout zu finden. Mit dieser Folie geben wir unseren Teilnehmern ein bisschen mehr Sicherheit, weil sie wissen, wer da kommt. Und der neue Mitarbeiter hat einen leichteren Einstieg, da seine neuen Kollegen ihn bereits gesehen haben und auch grob wissen, was er kann und macht.

Ausblick

Die Frage, welche Ziele/Meilensteine das Projekt als nächstes ins Auge fasst, ist wichtig für die Beteiligten. Die Kunden und das Management wollen wissen, dass das Projekt in die richtige Richtung unterwegs ist. Die Projektmitarbeiter wollen wissen, was die richtige Richtung ist.

Auch dabei ist der Detaillierungsgrad wichtig. Natürlich wird man zu jedem der rechts aufgeführten Punkte noch ein paar Worte verlieren. Aber Details wie «Das Team I wird im kommenden Monat die Arbeitspakete 119-127 und 160 abschliessen, damit wir anschliessend …» haben – wenn überhaupt – nur im Handout ihre Daseinsberechtigung.

Fragen und Diskussion

In einem Statusmeeting sollten keine Details diskutiert werden, die meist nur für einen kleinen Teil der Anwesenden interessant sind. Diese Dinge können anschliessend bilateral oder in kleinen Teams geklärt werden. Und die rechts abgebildete Folie ist absichtlich leer. Bei der Diskussion sollte nicht die letzte Folie stehen bleiben. Sie würde von der Diskussion ablenken (es sei denn, es ginge um die letzte Folie …).

Natürlich brauchen wir keine leere Folie einzubauen. Das ist zwar nicht schwierig, den selben Effekt erreichen wir aber auch mit STRG-w (für weissen Bildschirm) oder STRG-b (für schwarzen Bildschirm), beziehungsweise in Keynote (Mac) mit cmd-w oder cmd-b.

Ergebnisse unserer Arbeit

Vor der ersten Präsentation haben wir die Teilnehmer über die neue Struktur aufgeklärt. Schliesslich ist es wichtig, dass allen klar ist, was sie erwarten können.

Neben den Folien hat unsere Arbeit noch weitere Früchte getragen: Die Statusmeetings dauern jetzt inklusive Diskussion unter 20 Minuten; gegenüber vorher im Schnitt eine Stunde – alle Statusmeetings: mit Management, Kunden und Mitarbeitern. Das Feedback der Teilnehmer ist ausschliesslich positiv. Sowohl die visuellen Elemente, als auch der Vortragsstil haben sich massiv verbessert (und am Stil haben wir gar nicht gearbeitet). Auch die neuen Handouts kommen sehr gut an. Die Informationen sind dort sehr strukturiert und fokussiert aufbereitet. Dafür kann ich allerdings keinen Lob einheimsen, das hat mein früherer Kollege ganz alleine verbessert.

Ein weitere Ergebnis ist, dass der Präsentierende sich jetzt intensiver vorbereiten muss. Er hat also etwas mehr Aufwand. Dieser Aufwand ist aber nicht wesentlich höher als das, was er alleine beim Meeting einspart. Und da haben wir noch nicht die Einsparung der Arbeits-/Lebenszeit der Zuhörer betrachtet.

Die visuellen Elemente bleiben über die Zeit unverändert. Dadurch haben die Teilnehmer eine gute Orientierung und den Bezug zum vorangehenden Status. Ach ja: Das Handout gibt es immer erst nach dem Meeting.

Alles in allem sind wir beide sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Aber trotzdem freue ich mich über Euer Feedback. Lob und Kritik sind sehr willkommen.

P.S.: Wenn wir schon bei Meetings sind, dürfte auch der Artikel «Effektive und effiziente Besprechungen» auf GetFOCUS interessant sein.