prezentation

Visualisierungen für Statuspräsentationen

Bild eines Meetings, bei dem die teilnehmer abgeschaltet haben Seit nunmehr 17 Jahren nehme ich – mal häufiger, mal seltener – an Statusmeetings teil. In dieser Zeit war ich auch oft in der Position dessen, der das Meeting abhalten, also den Status präsentieren durfte. Gängige Praxis ist es, alle irgendwie relevanten Informationen in den Folien unterzubringen. Damit kann keiner der Teilnehmer sagen, dass er diese Information nicht mitbekommen hätte. Ausserdem spart man sich damit auch noch, ein eigenes Dokument zu erstellen, in dem die Details stehen. Was dabei rauskommt ist ein Slideument, oder anders ausgedrückt: Etwas, dass weder zur visuellen Unterstützung der Präsentation noch zur Dokumentation geeignet ist. Seien wir ehrlich: PowerPoint ist nicht die erste Wahl, wenn es darum geht, eine Dokumentation zu erstellen.

Vor wenigen Wochen hat mich ein früherer Kollege angesprochen, der jetzt in einer Managementposition ist und pro Monat drei Statusmeetings abhält. Er informiert seine Mitarbeiter, die Projektkunden und seine Vorgesetzten über den aktuellen Status eines grösseren Projektes. Er selbst hatte das Gefühl, dass er mit der gängigen Praxis eines Slideuments sowohl seine Zuhörer als auch sich selbst unnötig quält. Also wollte er meine Unterstützung dabei, ein gutes Konzept für die Visualisierungen und die Dokumentation zu erarbeiten.

Nach einem ersten Entwurf und anschliessender Feinabstimmung nutzt er dieses Konzept jetzt seit zwei Monaten. Die benötigte Zeit für die Meetings ist deutlich zurück gegangen und die Teilnehmer haben die Änderungen äusserst positiv aufgenommen. Aus diesem Grund teile ich unsere Ergebnisse hier mit Euch. Die Grafiken stellen nur Beispiele dar und die Namen sind geändert. Ihr solltet Grafiken verwenden, die zu Euch und Eurem Stil passen (und natürlich Namen, die zu Euren Mitarbeitern gehören).

Wir haben uns zuerst hingesetzt und zusammen getragen, welche Kerninformationen er denn vermitteln will und muss. Dabei kam raus, dass er folgende Kernpunkte präsentieren will:

– Den Stand der einzelnen Arbeitspakete (in Summe rund 450)
– Die seit dem letzten mal erreichten Ziele
– Akute Risiken
– Gegenmassnahmen zu den Risiken
– Kernaufgaben bis zum nächsten Mal
– Diverse Themen zur Diskussion

Wir waren uns einige, dass alle Detailinformationen in einem Handout landen müssen und die Präsentation des Status von bisher 45 Minuten auf maximal 15 Minuten gekürzt werden sollte.

Anschliessend haben wir damit begonnen, eine Geschichte, einen roten Faden für das Statusmeeting zu entwerfen.

Arbeitsstand

Folie mit der Überschrift "Projektstatus 07/2010" Eine erste Folie beinhaltet den allgemeinen Projektstatus – sind wir noch auf dem richtigen Weg oder haben wir jetzt ein ernsthaftes Problem. Dafür haben wir auf iStockphoto zwei Bilder gesucht. «Daumen hoch» für einen guten Stand und «Daumen runter» für ein ernsthaftes Problem. Diese Folie kann auch gerne schon eingeblendet sein, wenn die Teilnehmer ankommen. Allerdings sollte man damit vorsichtig sein, wenn der Status nicht gut ist.

Wenn man dann beginnt, kann der allgemeine Status kommentiert werden. Dinge wie «Wir sind voll im Budget.» oder «Wir haben die Urlaubszeit ohne grössere Probleme hinter uns gebracht.» passen an dieser Stelle. Aber nicht zu detailliert werden, keine Zahlen zum Budget, zu den Urlaubstagen, zu Fertigstellungsgrad oder Ähnlichem. All diese Informationen befinden sich im Handout.

Die nächste grosse Herausforderung war – zumindest für mich – die Darstellung des Arbeitsstandes. Bisher waren das sehr umfangreiche Texte mit Statistiken über prozentuale Erledigung der definierten Arbeitspakete. Diese wurden ergänzt durch Informationen über die geplanten und geleisteten Stunden und eine tabellarischen Darstellung der Hauptpakete mit verantwortlichem Team, Erledigungsgrad, Plan-Ist-Abweichungen im Budget und im Termin. Diese Beschreibung ist mir jetzt leider ähnlich komplex und schwer verständlich geraten wie die bestehenden Folien.

Folie mit dem Status von Arbeitspaketen für vier Teams Wir haben dann den Status der Arbeitspakete auf einer Folie zusammengefasst (siehe rechts). Der Balken stellt den Erledigungsgrad der Arbeitspakete der vier Teams dar. Schlägt er rechts an, sind wir bei hundert Prozent. Ein roter Abschnitt bedeutet, dass ein Team um diesen Bereich hinter dem Plan zurück ist, ein grüner, dass es dem Plan voraus ist.

Anhand dieser Folie kann man kurz die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen. Im Beispiel zeigt sich, dass eins der Teams rund 50% hinter dem Plan liegt und ein anderes dem Plan leicht voraus ist. An dieser Stelle kann man kurz erläutern, wie es zu der Verzögerung kommt. In unserer ersten Präsentation war es der längerfristige krankheitsbedingte Ausfall eines Mitarbeiters. Und der Vorsprung im anderen Team ergab sich dadurch, dass ein Mitarbeiter seine vier Wochen Ferien auf später verschoben hat.

Mit all den Informationen sollten wir im Vortrag noch keine zwei Minuten gebraucht haben und alle Teilnehmer sind noch wach.

Erreichte Ziele/Meilensteine

Folie mit den erreichten Zielen Sowohl für Kunden, als auch für das Management ist es natürlich wichtig zu wissen, welche Meilensteine erreicht wurden. Schliesslich will man ja wissen, was man für sein Geld bekommt. Aber auch für die Mitarbeiter ist es wichtig, mindestens ein mal pro Monat die eigenen Leistungen vor Augen zu haben. Häufig sieht man eher das, was noch vor einem liegt und nicht die erreichten Erfolge.

Wir haben diese Informationen auf das Wesentliche zusammengekürzt. Auch hier finden sich keine Detailinformationen, wie zum Beispiel «Der Test am 21.03, bei dem wir die folgenden Funktionalitäten geprüft haben verlief erfolgreich: Funktionalität A, …». Diese Informationen sind im Handout zu finden.

Risiken und Massnahmen

Folie mit den akuten Projektrisiken Natürlich müssen alle Beteiligten auch über die bestehenden Projektrisiken und etwaige Gegenmassnahmen informiert werden. Da sich die Risiken häufig im Arbeitsstand erkennen lassen, sind sie der nächste Punkt in der Präsentation.

Auch hier geht es nicht darum, jedes mal festzuhalten, dass der Ausfall von Wissensträgern eine Verzögerung bedeuten könnte oder dass eine Zulieferung verspätet kommt, weswegen ein Arbeitspaket später abgeschlossen wird. Diese Dinge werden erst dann interessant, wenn sie tatsächlich zu Terminverschiebungen oder Mehrkosten führen, also das Risiko (wahrscheinlich) eintritt. In unserem Beispiel ist das Risiko die Personalunterdeckung im Entwicklungsteam II und die dadurch verursachte Verspätung.

Dinge, die nicht akut sind und keine Massnahmen erfordern, landen im Handout.

Folie mit den aktuell ergriffenen Massnahmen Zu ergreifende Massnahmen werden kurz beschrieben. Die Beschreibung selbst kann natürlich wesentlich länger sein, als der kurze Merksatz auf der Folie. Man kann sich auch überlegen, in diesem Beispiel die Massnahme auf «Personelle Umstrukturierung» zu kürzen. Schliesslich sagt der Vortragende ja das Wesentliche.

Kleinere Massnahmen kommen auch wieder nur in das Handout. Das ist zum Beispiel die Änderung der Reihenfolge, in der die Arbeitspakete abgearbeitet werden, weil eine Zulieferung verspätet ist.

In dem Beispiel ist eine der Massnahmen die Erweiterung des Teams, um den krankheitsbedingt ausgefallenen Mitarbeiter zu ersetzen. Wir haben uns dazu entschlossen, den Mitarbeiter gleich in diesem Meeting vorzustellen, auch wenn er erst später im Projekt anfängt. Folie mit Vorstellung eines neuen Mitarbeiters Die Folie enthält ein Photo (dass sich meist in den Bewerbungsunterlagen finden lässt – aber Achtung: Vom zukünftigen Mitarbeiter genehmigen lassen!), damit sich die Beteiligten «ein Bild machen können». Ausserdem sind auf der Folie die beiden brennendsten Fragen beantwortet: Wann kommt der Mitarbeiter und was wird er machen?

Weiter Details, wie seine Berufserfahrung, bisherige Arbeitsstätten, Erfahrungen in der Branche, etc. werden wieder nur mündlich vorgetragen – und sind im Handout zu finden. Mit dieser Folie geben wir unseren Teilnehmern ein bisschen mehr Sicherheit, weil sie wissen, wer da kommt. Und der neue Mitarbeiter hat einen leichteren Einstieg, da seine neuen Kollegen ihn bereits gesehen haben und auch grob wissen, was er kann und macht.

Ausblick

Folie mit den nächsten Projektzielen Die Frage, welche Ziele/Meilensteine das Projekt als nächstes ins Auge fasst, ist wichtig für die Beteiligten. Die Kunden und das Management wollen wissen, dass das Projekt in die richtige Richtung unterwegs ist. Die Projektmitarbeiter wollen wissen, was die richtige Richtung ist.

Auch dabei ist der Detaillierungsgrad wichtig. Natürlich wird man zu jedem der rechts aufgeführten Punkte noch ein paar Worte verlieren. Aber Details wie «Das Team I wird im kommenden Monat die Arbeitspakete 119-127 und 160 abschliessen, damit wir anschliessend …» haben – wenn überhaupt – nur im Handout ihre Daseinsberechtigung.

Fragen und Diskussion

Eine leere Folie In einem Statusmeeting sollten keine Details diskutiert werden, die meist nur für einen kleinen Teil der Anwesenden interessant sind. Diese Dinge können anschliessend bilateral oder in kleinen Teams geklärt werden. Und die rechts abgebildete Folie ist absichtlich leer. Bei der Diskussion sollte nicht die letzte Folie stehen bleiben. Sie würde von der Diskussion ablenken (es sei denn, es ginge um die letzte Folie …).

Natürlich brauchen wir keine leere Folie einzubauen. Das ist zwar nicht schwierig, den selben Effekt erreichen wir aber auch mit STRG-w (für weissen Bildschirm) oder STRG-b (für schwarzen Bildschirm), beziehungsweise in Keynote (Mac) mit cmd-w oder cmd-b.

Ergebnisse unserer Arbeit

Vor der ersten Präsentation haben wir die Teilnehmer über die neue Struktur aufgeklärt. Schliesslich ist es wichtig, dass allen klar ist, was sie erwarten können.

Neben den Folien hat unsere Arbeit noch weitere Früchte getragen: Die Statusmeetings dauern jetzt inklusive Diskussion unter 20 Minuten; gegenüber vorher im Schnitt eine Stunde – alle Statusmeetings: mit Management, Kunden und Mitarbeitern. Das Feedback der Teilnehmer ist ausschliesslich positiv. Sowohl die visuellen Elemente, als auch der Vortragsstil haben sich massiv verbessert (und am Stil haben wir gar nicht gearbeitet). Auch die neuen Handouts kommen sehr gut an. Die Informationen sind dort sehr strukturiert und fokussiert aufbereitet. Dafür kann ich allerdings keinen Lob einheimsen, das hat mein früherer Kollege ganz alleine verbessert.

Ein weitere Ergebnis ist, dass der Präsentierende sich jetzt intensiver vorbereiten muss. Er hat also etwas mehr Aufwand. Dieser Aufwand ist aber nicht wesentlich höher als das, was er alleine beim Meeting einspart. Und da haben wir noch nicht die Einsparung der Arbeits-/Lebenszeit der Zuhörer betrachtet.

Die visuellen Elemente bleiben über die Zeit unverändert. Dadurch haben die Teilnehmer eine gute Orientierung und den Bezug zum vorangehenden Status. Ach ja: Das Handout gibt es immer erst nach dem Meeting.

Alles in allem sind wir beide sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Aber trotzdem freue ich mich über Euer Feedback. Lob und Kritik sind sehr willkommen.

Bild von einem glücklichen Buddha

P.S.: Wenn wir schon bei Meetings sind, dürfte auch der Artikel «Effektive und effiziente Besprechungen» auf GetFOCUS interessant sein.

Visualisierungen - 08/03/2010

Brain Rule #4: Das Zehn-Minuten-Modell von John Medina

Vor einer guten Woche, am 24.07.2010 habe ich den Eintrag «Brain Rules: Gehirn und Erfolg von John Medina» veröffentlicht. Dabei konnte ich der vierten Regel «Aufmerksamkeit» nicht so viel Aufmerksamkeit widmen wie ich eigentlich wollte. Hier also ein Eintrag, der sich ausschliesslich damit befasst.

Als ich vor rund 15 Jahren in meinem ersten Grossprojekt gearbeitet habe, hat sich Folgendes zugetragen: Wir hatten eine der monatlichen Statusbesprechungen. Das hiess, dass der Projektleiter vor uns Stand und versuchte, seine 45 Entwickler, Tester, etc. über die Ergebnisse des Vormonats zu informieren und für die Aufgaben des Folgemonats zu motivieren. Nach so ungefähr 30 Minuten, hörten wir ein leises aber bleibendes Geräusch. Einer meiner Kollegen war doch tatsächlich eingeschlafen und schnarchte. Die Situation war für alle sehr unangenehm. Für uns «Unbeteiligte» war die Frage, wie wir ihn möglichst höflich wecken können, für ihn selbst war es äusserst peinlich am helllichten Tag bei der Arbeit einzuschlafen und für den präsentierenden Projektleiter ... naja, auch kein gutes Zeugnis.

Logo zum Buch "Brain Rules" An diesem Tag wurde mein Interesse am Präsentieren geweckt. Wie kann ich als Dozent verhindern, dass mir meine Studenten einschlafen, wie als Trainer, dass die Kursteilnehmer abschalten und – speziell nach dieser Erfahrung – wie schaffe ich es, dass auch in einem Statusmeeting alle Teilnehmenden am Ball bleiben? Mit anderen Worten: Wie kann ich die Aufmerksamkeit meiner Zuhörer erregen und diese dann auch bis zum Schluss halten?

Vor Kurzem habe ich Brain Rules von John Medina gelesen. Er beschäftigt sich mit der Frage, wie unser Gehirn funktioniert, wie wir Dinge wahrnehmen und lernen. Anschliessend habe ich noch sein Hörbuch gehört (sechs Stunden auf dem Weg nach Paris) und dabei festgestellt, wie ausgezeichnet er selbst es schafft meine Aufmerksamkeit zu wecken und über schier endlose Zeit zu halten. Deswegen fasse ich hier seine Regel Nummer 4 zum Thema Aufmerksamkeit zusammen.

Aufmerksamkeit

Tiger mit dem Schriftzug "Aufmerksamkeit" Verschiedene Studien zeigen, dass wir nur wenige Sekunden (ungefähr 30) haben, um die Aufmerksamkeit unserer Zuhörer zu bekommen. Und danach haben wir nur wenig mehr als zehn Minuten, in denen wir diese Aufmerksamkeit halten können.

Unserer Aufmerksamkeit ist der wichtigste Einflussfaktor für unsere Fähigkeit, Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Je grösser unsere Aufmerksamkeit ist, umso mehr nehmen wir auf. Und ist es nicht das Wichtigste für uns, dass die Teilnehmer unserer Präsentation möglichst viel von unserer Botschaft und unseren Informationen aufnehmen?

Als Präsentierender konkurrieren wir mit einer Vielzahl von externen und internen Reizen um die Aufmerksamkeit unserer Zuhörer: Vom Summen des Beamers, über das Klirren des Glases des Hintermanns bis zum Gedanken an den schnellen Einkauf auf der Heimfahrt. Und wir wollen uns gegen all diese Reize durchsetzen. Aber wie machen wir das? Wie können wir uns die Aufmerksamkeit des Publikums verdienen? Was beeinflusst unser Gehirn bei der Entscheidung, welche Reize Aufmerksamkeit bekommen?

– Erfahrungen: Unsere Erfahrungen – positive wie negative – helfen uns zu entscheiden, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Wenn beim Velofahren (Radfahren) die Schienen der Tram (Strassenbahn) nie unsere Aufmerksamkeit hatten, ändert sich das schlagartig, wenn wir nur ein mal mit dem Rad in die Schiene gekommen und gestürzt sind. Die Erfahrung lässt uns in der selben Situation aufmerksamer werden. Auch wenn wir positive Erfahrungen gemacht haben, wirkt sich das auf unsere Aufmerksamkeit aus: Wenn wir einem Dozenten zuhören und dabei viel lernen, werden wir bei der nächsten Veranstaltung dem selben Dozenten von vornherein mehr Aufmerksamkeit entgegenbringen.
– Interesse: Je grösser unser Interesse an den Inhalten ist, desto grösser ist auch unsere Aufmerksamkeit. Wie wecken wir Interesse? Ein guter Weg ist es, die Zuhörer zu verblüffen: Der Satz «Es ist in den USA 300 mal wahrscheinlicher, von einem Reh getötet zu werden als von einem Hai.» lässt uns stutzen und wir werden aufmerksam. Häh? Warum? Das muss er jetzt aber mal erklären ... (Beispiel aus «Was bleibt» von Chip und Dan Heath: Es kommen 300 mal mehr Menschen bei Verkehrsunfällen mit Rotwild ums Leben als bei Haiangriffen.).
– Bewusstsein: Damit wir etwas aufmerksam folgen können, muss es uns bewusst sein oder werden. Ebenso wie uns eine plötzliche Bewegung oder ein Geräusch einen Vorgang bewusst macht, können uns in einer Situation auch Gedanken oder Gefühle bewusst werden.

Diese Punkte beeinflussen uns bei der Entscheidung, was – oder wer – unsere Aufmerksamkeit verdient.

Entscheidungshilfen für das Gehirn

Wie können wir das Gehirn dabei unterstützen, unseren Vortrag als seiner Aufmerksamkeit würdig zu beurteilen? Die folgenden vier Punkte wurden als besonders hilfreich identifiziert:

– Emotionen: Emotionale Situationen und Geschichten prägen sich uns besser ein als neutrale. Es gibt einige allgemeingültige Auslöser für Emotionen, die sich im Wesentlichen auf die folgenden Fragen zurückführen lassen: Kann ich es essen? Wird es mich essen? Kann ich mich damit paaren? Wird es sich mit mir paaren? Kenne ich es schon? Es lässt sich also auf Gewinn, Angst, Sex und Erfahrung reduzieren.
– Struktur: Wir merken uns das Wesentliche schneller und besser als die Details. Der Zusammenhang mit dem Wesentlichen erleichtert es uns aber, die Details aufzunehmen. Wer sich also Einzelheiten merken will, sollte nicht mit damit beginnen. Stattdessen beginnen wir beim Kerngedanken, um den wir die details dann hierarchisch anordnen.
– Singletasking: Entgegen der landläufigen Meinung ist unser Gehirn nicht in der Lage seine Aufmerksamkeit auf mehrere Dinge gleichzeitig zu richten (Multitasking). Zwar können wir mehrere Sachen gleichzeitig machen, wie zum Beispiel gehen und reden. Sobald wir aber unsere Aufmerksamkeit für beides bräuchten, würden wir entweder stolpern oder Unsinn reden (Zweiteres kann auch sonst passieren). Zum Beispiel wurde inzwischen nachgewiesen, dass das telefonieren am Steuer dazu führt, dass wir fahren, als ob wir angetrunken wären.
– Pausen: Wir müssen unserem Gehirn – oder dem unserer Zuhörer – die Chance geben, die aufgenommenen Informationen auch zu verarbeiten. Das ist durchaus mit dem Essen zu vergleichen: Wenn wir ständig essen und unser Körper keine Chance zum verdauen hat, wird die Nahrung nicht effizient und effektiv aufgenommen. Genau so läuft es auch beim Lernen: Wir brauchen Verdauungspausen. Häufig werden zu viele Informationen in zu kurzer Zeit vermittelt. Dadurch nehmen wir wenig auf und sind schnell «übersättigt».

Das Zehn-Minuten-Modell

Stoppuhr mit Beschriftung "10 Minuten" John Medina selbst baut seine eigenen Vorlesungen aus diesen Gründen nach einem eigenen Modell auf, dass darauf basiert, dass wir im Normalfall nur zehn Minuten Aufmerksamkeit bekommen.

Aufbau in Blöcken à zehn Minuten

Jeder Abschnitt seiner Vorlesung besteht aus zehn Minuten und behandelt nur einen Kerngedanken. Dieser Kerngedanke kann in einer Minute erklärt werden. In den restlichen neun Minuten vermittelt er Details zu diesem Gedanken. Die Studenten können so alle Details im Gesamtzusammenhang sehen und sie sich dadurch auch besser einprägen. Wenn er dann immer wieder auf den Zusammenhang zwischen Kerngedanke und Einzelheit eingeht, macht er eine Pause, in der er keine neuen Informationen hinzufügt. Damit haben die Zuhörer die Möglichkeit, die bisherigen Informationen zu verdauen:

– Wir haben nur Sekunden Zeit, um uns Gehör zu verschaffen, und nur zehn Minuten um es zu halten. Danach müssen wir uns die nächsten zehn Minuten neu verdienen.
– Unser Gehirn verarbeitet das Wesentliche vor den Details. Aus diesem Grund erläutert er auch das Grundkonzept vor den Einzelheiten.
– Er gibt seinen Zuhörern vorher den Ablauf und die Struktur für die Vorlesung. Zusätzlich zeigt er im Verlauf immer wieder, wo er sich befindet. Damit vermeidet er, dass sich die Studenten mit der Frage «Worauf will er denn hinaus?» statt seinen Inhalten beschäftigen.

Der Köder

Ein Schokoladenkuchen mit der Beschriftung "Köder" Nach knapp zehn Minuten geht die Aufmerksamkeit der Zuhörer zurück (bis nahe null). Sie brauchen eine Abwechslung, ein neues Kernthema. Um diesen Übergang spannend zu gestalten und das Interesse seiner Zuhörer neu zu wecken, verwendet Medina einen emotionalen Reiz als Köder. Wie sieht dieser Köder aus:

Emotionen: Der Köder muss Gefühle auslösen: Angst, Lachen, Fröhlichkeit, Nostalgie, freude, Ungläubigkeit – jedes Gefühl funktioniert (eben auch Mitgefühl). Dabei helfen am besten Prägnante und pointierte Anekdoten
Relevanz: Der Köder muss für den Vortrag relevant sein. Nach zehn Minuten einfach irgendeine Anekdote oder einen Witz zu erzählen reicht nicht. Fehlt der Zusammenhang zum Thema, schalten die Zuhörer eher ab – sind schlimmstenfalls verärgert.
Timing: Der Köder wird als Übergang zwischen den Abschnitten verwendet. Er sollte also am Ende des einen oder am Anfang des nächsten Abschnittes liegen. Ganz am Anfang kann man eine Anekdote einbinden, die für die gesamte Veranstaltung relevant ist. So wird das Interesse des Publikums für die Veranstaltung geweckt. Ähnlich wie ich es mit der Geschichte vom schnarchenden Mitarbeiter im Statusmeeting versucht habe (die Geschichte ist übrigens wahr und alle Kollegen von damals werden sich noch lebhaft daran erinnern).

Mit diesen kleinen Hilfsmitteln können wir unsere Vorträge interessanter gestalten. Und wenn sie interessanter sind, werden unsere Zuhörer mehr von unserer Botschaft und unseren Gedanken mitnehmen können. Es lohnt sich also.

Präsentationsdesign - 08/02/2010

Brain Rules: Gehirn und Erfolg von John Medina

Anfang 2009 habe ich das Buch «Brain Rules» von John Medina gelesen (Brain Rules: 12 Principles for Surviving and Thriving at Work, Home, and School bei Amazon bestellen). Garr Reynolds hat es auf seinem Blog Presentation Zen empfohlen. Ende 2009 erschien dann die deutsche Übersetzung «Gehirn und Erfolg» (Gehirn und Erfolg: 12 Regeln für Schule, Beruf und Alltag bei Amazon bestellen). Nachdem ich jetzt auch die Übersetzung gelesen habe, fasse ich hier meine Erkenntnisse aus diesem Buch für meine Präsentationsgestaltung und -planung zusammen. Eine kurze Buchempfehlung gibt es auch bei Michael Gerharz auf seinem Blog Überzeugend Präsentieren.

Cover des Buches Brain Rules von John Medina Zunächst das Wichtigste: Ich kann jedem dieses Buch und die zugehörige Webseite (brainrules.net) nur empfehlen. Dr. John Medina ist Molekularbiologe und beschäftigt sich mit dem menschlichen Gehirn und seiner Entwicklung. Dieses populärwissenschaftliche Buch ist sehr unterhaltsam, spannend und bietet viele Erkenntnisse dazu, wie wir lernen und Erfahrungen verarbeiten. Mit «populärwissenschaftlich» meine ich hier: Es ist einerseits wissenschaftlich fundiert und andererseits auch für nicht-Molekularbiologen verständlich. Ich selbst bin Wirtschaftsinformatiker (also praktisch Betriebswirt) und sogar ich habe es verstanden.

Dr. John Medina liefert uns zwölf Regeln, wie unser Gehirn funktioniert. Er begründet jeweils wissenschaftlich, warum es so funktioniert, und hat Tips parat, wie wir diese Funktionsweise zu unserem Vorteil nutzen können. Beim Präsentieren sind nur einige dieser Regeln wichtig. Dennoch empfehle ich, dieses Buch ganz zu lesen. Es birgt viele Chancen und Ideen auch ausserhalb des Präsentationsraumes.

Regel #1: Bewegung stärkt den Geist

Frau läuft am Meer Wenn wir uns bewegen, erhöhen wir – unter anderem – die Transportleistung unseres Blutes. Die Blutbahnen werden grösser und somit kann mehr Blut durch den Körper transportiert werden. Auch unser Gehirn wird also besser mit Sauerstoff und Nährstoffen versorgt.

Was nützt uns das für unsere Präsentationen? Bei der Vorbereitung hilft es, von Zeit zu Zeit das Büro zu verlassen und eine Runde zu laufen, mit dem Rad zu fahren oder einfach spazieren zu gehen. Das fördert die Durchblutung unseres Gehirns. Für den Vortrag selbst nützt es uns wenig, obwohl natürlich generell gilt: Wenn wir körperlich fit sind, sind wir auch geistig fit. Und das schadet zumindest nicht beim Vortrag.

Nebenbei kann man daraus auch ableiten, dass eine gute Atmung wichtig ist. Auch sie sorgt dafür, dass unser Gehirn ausreichend mit Sauerstoff versorgt wird.

Regel #2: Das Gehirn ist ein Produkt der Evolution

Aus diesem Abschnitt habe ich mitgenommen, dass unser Gehirn besonders gut in den Dingen ist, die uns beim Überleben geholfen haben. Eines davon ist unser symbolische Denken, also die Fähigkeit, Dinge zu interpretieren. Wir sehen zum Beispiel ein Bild und assoziieren damit Gefühle. Bei einer Präsentation können (und müssen) wir uns diese Eigenschaft zu nutzen machen. Wir können so unsere Nachricht emotional unterstützen und eine Verbindung zu unserem Publikum aufbauen.

Regel #4: Langeweile ist der Feind der Aufmerksamkeit

Aus diesem Kapitel kann man unglaublich viel für Präsentationen mitnehmen. Eine der wichtigsten Fragen bei einem Vortrag ist doch: Wie bekomme und halte ich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer?

Zitat von John Medina: Menschen konzentrieren sich nicht auf langweilige Dinge. Das schönste Zitat dazu von John Medina ist «People don't pay attention to boring things.»; auf Deutsch: «Menschen konzentrieren sich nicht auf langweilige Dinge.» Was lernen wir daraus? Wir müssen unsere Präsentationen nur interessant gestalten. Das ist ja einfach, aber wie genau machen wir das?

Wir haben weniger als eine Minute um die Aufmerksamkeit unserer Zuhörer zu gewinnen und können sie im Regelfall nur rund zehn Minuten bei einem Thema halten. Daraus ergibt sich die folgende Frage: Wie gewinnen wir die Aufmerksamkeit des Publikums und halten diese?

Gefühle erregen Aufmerksamkeit. Gefühle sind ein einfacher und sicherer Weg, unser Publikum zu erreichen. Wir können die Gefühle nutzen, indem wir eine Geschichte aus unserer Vergangenheit oder von anderen Menschen erzählen. Damit erinnern sich die Zuhörer an ihre eigenen Geschichten oder fühlen mit.

Struktur: Erst das Wesentliche, dann die Details. Wenn wir zuerst das Hauptargument bringen, können die Teilnehmer die anschliessenden Details einordnen. Wir erzeugen damit Struktur und Zusammenhang. Würden wir anders herum vorgehen, fehlt das Gesamtbild und die Details sind – im Moment – frei von Struktur und Zusammenhang. Damit wirken sie eher verwirrend als interessant.

Multitasking: Ein Mythos zum Vermeiden. Das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage mehreren Dingen gleichzeitig aufmerksam zu folgen. Geben wir den Zuhörern unseren Plan, unser Ziel, können sie uns auf dem Weg folgen. Liefern wir diese Struktur nicht, ist unser Publikum abgelenkt – von seiner eigenen Frage: «Wo will der denn jetzt genau hin?»

Pausen: Zeit um Informationen zu verarbeiten Wir müssen unseren Teilnehmern die Chance geben, die aufgenommenen Informationen zu verarbeiten. Oft werden zu viele Informationen in zu wenig Zeit vermittelt. Im Gegensatz zum Stopfen von Enten um eine Stopfleber zu züchten (keine schöne Idee), kann man unser Gehirn nicht mit einem Stock dazu zwingen, beliebig viele Informationen aufzunehmen. Wie beim Essen brauchen wir Pausen zum Verdauen. Eine Pause bedeutet, für eine kurze Zeit keine neuen Informationen zu liefern.

Die zehn-Minuten-Regel

Sanduhr am Strand mit Schriftzug "10 Minuten Aufmerksamkeit" John Medina baut seine Vorlesungen in Blöcken von je zehn Minuten auf. Jeder Block behandelt ein einziges wichtiges Konzept, das innerhalb der ersten Minute erklärt wird. In den kommenden neun Minuten werden die zugehörigen Details vermittelt. Dabei wird auch immer wieder der Zusammenhang zum Hauptkonzept des Blockes hergestellt. Zu Beginn muss der Dozent die Gesamtstruktur erläutern – also welche Blöcke Teil des Vortrags sind.

Nach den zehn Minuten, muss der Lehrer sich die Aufmerksamkeit für die nächsten zehn Minuten wieder verdienen. Dazu nutzt Medina einen Köder, mit dem er die Aufmerksamkeit des Publikums an den Haken bekommt. Dieser Köder ist ein emotionaler Reiz. Er hat drei wichtige Eigenschaften:

– Er löst ein Gefühl aus: Angst, Gelächter, Fröhlichkeit, Trauer, Nostalgie, Unglauben. Anekdoten (aus dem eigenen Leben oder aus dem betreffenden Fachgebiet) eignen sich sehr gut dafür.
– Er ist für das Thema relevant: Zusammenhanglose Anekdoten oder Witze stören eher.
– Er wird zwischen den Blöcken ausgeworfen, also am Ende des einen oder am Anfang des nächsten Blockes.

Regel #5: Wiederholung stärkt das Gedächtnis

Diese Regel und ihre Bedeutung für Präsentationen ist ganz einfach: Die wichtigen Punkte unserer Präsentation sollten wir wiederholen. Dafür eignet sich zum Beispiel die Wiederaufnahme einer Anekdote aus einem früheren Block oder eine Zusammenfassung am Ende eines Blocks oder des gesamten Vortrags.

Regel #7: Wer gut schläft, kann gut denken.

Mittagsschlaf in der Präsentation Natürlich ist guter Schlaf unseres Publikums wichtig, damit die Menschen unsere Botschaft verarbeiten können. Damit sie sie aufnehmen können, müssen sie aber wach bleiben. Wir haben also wenig Einfluss auf den Schlaf unserer Zuhörer ...

Was aber wichtig ist: Es gibt tatsächlich eine Tageszeit, zu der jeder Mensch zu einem Mittagsschlaf tendiert – der eine stärker als der andere. Das bedeutet, dass gegen 15 Uhr am Nachmittag die Aufmerksamkeit durch diese «Nap-Zone» eingeschränkt ist. Für unsere Präsentationen sollten wir diesen Zeitraum also unbedingt vermeiden.

Regel #9: Alle unsere Sinne wollen angeregt werden.

Die Forschung zeigt, dass die Integration mehrerer Sinne dabei hilft, die vermittelten Informationen besser aufzunehmen. Für uns bedeutet das zum Beispiel, unseren Vortrag mit passenden visuellen Hilfsmitteln anzureichern – Bildern, die unsere Botschaft unterstützen.

Regel #10: Das Sehen übertrifft alle anderen Sinne.

Hundewelpe mit Text Konsistenz Diese Regel zeigt uns, dass unsere visuellen Hilfsmittel enorm wichtig sind. Zeigen wir ein Bild, das mit positiven Emotionen belegt ist (zum Beispiel ein Hundewelpe) und erzählen eine herzerwärmende Anekdote, in der ein Hundewelpe vorkommt, dann verstärkt das unsere Botschaft. Erzählen wir zu dem selben Bild eine Anekdote von einem schweren Unfall, schwächt das unsere Aussage massiv und das Publikum fühlt sich getäuscht.

Regel #12: Der Mensch kommt als Forscher zur Welt

Dinge, die wir selbst entdecken und erforschen, bleiben uns besser in Erinnerung als passiv aufgenommene Informationen. Wenn wir also das Publikum in unsere Entdeckung einbeziehen, erreichen wir viel mehr. Insbesondere im Lehrbereich ist das unglaublich wichtig.

Insbesondere die vierte Regel ist extrem interessant für uns Präsentierende. Deswegen arbeite ich im Moment schon an einem Artikel, der sich ausschliesslich damit befasst.
Die hier verwendeten Bilder stammen von iStockphoto.com. Die Bilder von John Medina und seinem Buch aus dem Mediakit auf brainrules.net.

Präsentationsdesign - 07/24/2010

Naked Presentation: Was bedeutet für mich «nackt» Präsentieren?

Garr Reynolds hat auf Posterous (und Twitter) die Frage gestellt, was «nackt» Präsentieren für seine Leser bedeutet. Er arbeitet grade an seinem neuen Buch «The Naked Presenter» («The Naked Presenter: Delivering Powerful Presentations with or Without Slides» bei Amazon vorbestellen). Dort werde ich sicher einen Kommentar hinterlassen (Englisch), aber auch hier möchte ich meine Gedanken dazu veröffentlichen.

Kutsche der Amish als Symbol für Verzicht auf Technik Unter nackt Präsentieren verstehen viele den Verzicht auf jegliche visuellen Hilfsmittel. Aber ich denke, dass das Weglassen von Folien noch nicht bedeutet, nackt zu präsentieren. Auf der anderen Seite denke ich aber auch, dass nackt präsentieren sehr wohl mit Multimedia, Slides, Folien und anderen Hilfsmitteln möglich ist. Es geht darum authentisch zu sein.

Wenn man nackt präsentiert, bringt man die eigene Persönlichkeit ein. Es geht darum, authentisch zu sein – man selbst zu sein. Ein Vortrag wird uninteressant – oder im schlimmsten Fall lächerlich – wenn wir uns eine Maske überziehen. Wer hat nicht schon den humorlosen Kollegen erlebt, der plötzlich anfängt, auswendig gelernte Pointen aufzusagen; oder den sonst so lockeren Mitarbeiter, der Angst hat, beim Kunden könnte seine Art als unseriös aufgefasst werden und deswegen bierernst und verkrampft wird.

Die Erwartungen des Publikums

Wir müssen unsere Präsentationen auf die Adressaten ausrichten. Das bedeutet, dass wir unsere Ziele, unsere Argumente und unsere Geschichte für das Publikum aufbereiten. Auch bei der Verwendung von Fachbegriffen und der Wahl der Sprache orientieren wir uns an den Zuschauern. All das ist nötig, damit wir unser Publikum erreichen. Oft haben wir auch bestimmte Vorstellungen davon, welche Persönlichkeit unser Publikum im aktuellen Kontext erwartet. Wenn wir uns auch daran anpassen, verlieren wir unsere Natürlichkeit. Wir sind nicht echt - nicht nackt.

Nackter Mann mit Krawatte als Symbol für Verletzbarkeit Wenn wir von etwas begeistert sind, zeigen wir es. Und wenn uns eine Sache wirklich am Herzen liegt, zeigen wir es. Wenn uns etwas berührt, zeigen wir es. Auch wenn wir vielleicht Angst haben, zuviel von uns preis zu geben, uns angreifbar und verletzbar zu machen. Wenn Apple das neue iPhone präsentiert, merken wir, wie begeistert die Beteiligten von ihrer Arbeit und ihrem Ergebnis sind. Wenn Garr Reynolds (What is Presentation Zen? auf YouTube) über Präsentationen spricht, merken wir, wie sehr ihm eine Verbesserung der Präsentationskultur am Herzen liegt. Wenn Jamie Oliver (Jamie Oliver's TED Prize wish: Teach every child about food) über die gesunde Ernährung von Kindern spricht, merken wir, wie sehr sie ihm am Herzen liegt, wie sehr ihn das Schicksal kranker, fettleibiger Kinder berührt. Wenn Bill Gates (Bill Gates on mosquitos, malaria and education bei TED.com) über die Ziele und die Arbeit seiner Stiftung spricht, merken wir, wie nah ihm das Schicksal der ärmsten Menschen auf dieser Welt geht. All diese Redner sind erfolgreich, weil sie bereit sind, nackt und verletzbar vor ein Publikum zu treten. Sie sind authentisch.

Vorträge - 07/16/2010

Jamie Oliver fordert radikales Umdenken wegen unserer Ignoranz beim Essen

Dieser Text erschien im Original am 12. Februar 2010 auf Presentation Zen unter dem Titel «Jamie Oliver calls for all-out assault on our ignorance of food». Die Übersetzung erfolgte durch prezentation.ch mit freundlicher Genehmigung des Autors Garr Reynolds. Folgt Garr auf Twitter unter @presentationzen.

Jamie Oliver bei der TED 2010 Ich empfehle Euch dringend, diese neue Präsentation von Jamie Oliver («The Naked Chef») bei der TED 2010 anzusehen. Dieses Thema liegt mir sehr am Herzen, da schlechte Ernährungsgewohnheiten ein starker Einflussfaktor beim vorzeitigen Tod meines Vaters in meiner Kindheit waren. Eventuell habt Ihr bemerkt, dass ich bei einigen Slides in meinen Büchern und Seminaren OECD Daten zur Verbreitung von Fettleibigkeit rund um den Globus verwende. In den Industrienationen sind die Steigerungsraten bei der Fettleibigkeit dramatisch. Japan hat eine relativ geringe Fettleibigkeitsrate verglichen mit den USA. Diese Rate wächst aber unglücklicherweise, da die junge Generation Geschmack an Fast- und Convenience-Food gefunden hat. Ich stimme Jamie Oliver zu: Wir brauchen ein radikales Umdenken wegen unserer Ignoranz beim Essen. Schaut Euch die 20-minütige Präsentation unten oder auf der TED Webseite an.

Der Vortrag

Ich mochte diesen Vortrag besonders, weil seine Nachricht geradezu Lebenswichtig ist. Solange die Argumente klar und die Leidenschaft offensichtlich und aufrichtig ist, neige ich dazu, nachsichtig mit kleineren Unvollkommenheiten im Vortragsstil umzugehen. Idealerweise hätte ich gerne mehr visuelle Darstellungen von Daten gesehen, die einige seiner Annahmen unterstützen. Und es wäre besser gewesen, wenn er nicht so viel gelaufen wäre oder dem Publikum seinen Rücken nicht zugedreht hätte, um seine eigenen Folien anzuschauen. Das sind Dinge, mit denen wir uns bei unseren Vorträgen Gedanken machen müssen, aber ich denke bei seiner Berühmtheit und der Veranstaltung war die Präsentation sehr effektiv. Ich war inspiriert, Feuer und Flamme nach dieser Präsentation, aber bei mir rennt er damit auch offene Türen ein. Dennoch, es ist nicht falsch, von Zeit zu Zeit offene Türen einzurennen. Man kann die Welt nicht ganz alleine verändern; man braucht Gleichgesinnte, mit denen man gemeinsam kämpfen kann.

Jamie Oliver zeigt plastisch wieviel Zucker Kinder zu sich nehmen

Jamie Oliver zeigt die Menge an Zucker, die ein Kind nur aus seiner Schulmilch in fünf Jahren Grundschule zu sich nimmt — eine Schubkarre voller Zuckerwürfel.

Eine Sache, die ich besonders mochte, ist, dass Jamie Oliver am Anfang mithilfe eines einfachen Balkendiagramms ein gewichtiges Argument veranschaulicht. Wir seien unser Leben lang ängstlich wegen Dingen wie Morden, sagt Jamie Oliver «… es ist auf der Titelseite jeder Zeitung, CNN — schaut Euch den Balken für Morde an — ganz unten, um Himmels willen!» Das war eine starke Aussage, die sicher einige innehalten lies. Wir machen uns Gedanken um das wohlergehen unserer Kinder — Sind die Strassen sicher? Ist genug Polizei auf den Strassen? und so weiter. Währenddessen isst unsere Jugend Lakritz und trinkt haufenweise zuckerhaltige Getränke.

Einige sagen vielleicht, dass Jamie Oliver's Vortrag ein bisschen übertrieben oder zusammenhanglos sei. Aber ich denke, es war eine grossartige, unverblümte, nackte Präsentation. Er hat die Aufmerksamkeit der Menschen gewonnen und dabei noch Lösungen angeboten. Und er hat sein Publikum überzeugt.

Der Wunsch

«Ich wünsche mir Ihre Hilfe dabei, eine starke und nachhaltige Bewegung aufzubauen, um jedes Kind über Nahrungsmittel aufzuklären, Familien dazu anzuregen, wieder zu kochen, und die Menschen überall in die Lage zu versetzen, Fettleibigkeit zu bekämpfen.»

— Jamie Oliver

Ergänzung vom Übersetzer: Seit ich vor wenigen Wochen die Idee für dieses Blog hatte und vor wenigen Tagen damit begonnen habe, geisterte mir diese Präsentation im Kopf herum. Sie hat mich – ebenso wie Garr – berührt, motiviert und inspiriert. Als ich dann abends dasass und zu schreiben begann, habe ich zuerst bei Presentation Zen gesucht und diesen Artikel gefunden. Nun, statt einem eigenen Artikel ist daraus jetzt eine Übersetzung geworden. Aber der Inhalt ist es wert.

Presentation Zen - 07/15/2010