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Präsentationsdesign und Vortrag

Planung einer Präsentation – Fragen

Aus gegebenem Anlass: Wenn wir gebeten (oder gedrängt) werden, eine Präsentation zu halten, sollten wir uns einige Fragen stellen, so dass wir uns optimal darauf vorbereiten können.

In diesem Artikel schreibe ich, welche Fragen ich mir oder meinem Auftraggeber in einer solchen Situation stelle. Häufig ergeben sich weitere Fragen auf Basis der Antworten. Diese Fragen sind aber ein guter Ausgangspunkt:

  • Was ist das Thema?
  • Wie viel Zeit habe ich für den Vortrag?
  • Wer ist das Publikum?
  • Was ist das Ziel?
  • Wie steht die Zielgruppe zu Thema und Ziel?
  • Wo findet der Vortrag statt?

Was ist das Thema der Präsentation?

Die Frage ist offensichtlich. Die Antwort häufig nicht. Wenn unser Kunde uns sagt «Präsentieren Sie doch bitte am kommenden Dienstag mal das Projekt.» kann das so vieles heissen … soll ich den Status des Projektes vor Budgetverantwortlichen vorstellen, die Projektidee gegenüber Mitarbeitern des Kunden oder das geplante Ergebnis gegenüber Endanwendern?

Erst wenn die Frage nach dem Thema im Detail geklärt ist, kann ich mich gut auf die Präsentation vorbereiten oder auch sagen, dass ich nicht die richtige Person dafür bin.

Wie viel Zeit habe ich für den Vortrag?

Es ist sehr unangenehm, mit einer halbstündigen Präsentation anzukommen und dann nur 10 Minuten Zeit zu haben. Andersrum ist es besser, aber auch nicht wirklich gut. Generell sollten wir nur rund zwei Drittel der Zeit für eine Präsentation /einen Vortrag nutzen, um dem Publikum Möglichkeiten für Fragen zu lassen (oder für eine kurze Kaffeepause). Die vorgegebene Zeit zu überziehen ist unhöflich gegenüber den Teilnehmern und potentiell nachfolgenden Vortragenden.

Wer ist die Zielgruppe?

Ja: Die Präsentation sollte für jede Zielgruppe anders sein, da die Interessen und das Grundwissen jeder Zielgruppe anders sind. Wenn ich einen Vortrag über Astrophysik halte, sollte dieser sehr unterschiedlich sein, je nachdem, ob ich die Mitarbeiter der Astrophysik einer Universität, interessierte Erwachsene oder eine Grundschulklasse vor mir habe. Das ist offensichtlich.

Wenn ich jetzt aber bei obigem Beispiel bleibe: Stelle ich die Budget- und Terminsituation eines Projektes dar, muss ich auch hier nach Zielgruppen unterscheiden:

  • Projektmitarbeiter werden sich mehr für die internen Auswirkungen interessieren, wie zum Beispiel Mehrarbeit, um einen zwingenden Zieltermin zu erreichen.
  • Die Budgetverantwortlichen interessieren sich auch für die Mehrarbeit, aber weniger dafür, wer was machen muss, und mehr dafür, welche kurzfristigen und langfristigen Auswirkungen das auf’s Budget hat.
  • Die Anwender interessieren sich weder für das eine, noch für das andere. Müssen aber aus Termin- oder Budgetgründen Funktionalitäten gestrichen oder verschoben werden, interessiert sie das in der Regel sehr.

Was ist das Ziel?

Soll ich meine Zuhörer über die aktuelle Situation informieren oder will ich sie von einem neuen Vorgehen überzeugen? Oder brauche ich sogar Ihre Ideen und Unterstützung, um ein Ziel zu erreichen?

Die Informationen und Daten, die dem Ganzen zugrundeliegen, werden in allen Fällen gleich sein. Die Aufbereitung aber sehr unterschiedlich.

Wie steht die Zielgruppe zu Thema und Ziel?

Stehe ich vor Budgetverantwortlichen, die zufrieden sind und keinen Spardruck der Organisation spüren? Oder haben sie das Gefühl, sowieso schon viel zu viel für viel zu wenig ausgegeben zu haben (und haben eine Geschäftsleitung im Nacken, die sparen will … koste es, was es wolle).

Im zweiten Fall muss ich mein Augenmerk mehr darauf richten, was erreicht wurde. Ich muss die Kritikpunkte aufgreifen (und idealerweise entkräften können)

Wo findet der Vortrag statt?

Habe ich dort einen Beamer? Habe ich ein Whiteboard (und funktionierende Stifte)? Habe ich ein Flipchart (und auch funktionierende Stifte)? Sitzen zehn Leute in einem Raum für acht oder 80? Wenn es ein grosser Raum ist: Habe ich ein Mikrofon? Es gibt nichts verstörenderes als mit einem kleinen Raum im Kopf zu erscheinen um dann ein Auditorium vorzufinden.

Und dann die generelle Frage

Wenn wir rausgefunden haben, dass wir eine Zielgruppe über den aktuellen Stand informieren sollen und diese denselben Informationsstand hat, wie wir, und auch noch voll und ganz unserer Meinung ist: Was soll das? Kann man die Zeit nicht sinnvoller nutzen? Ein anderes Thema angehen, gemeinsam einen Kaffee trinken oder das Ganze absagen?

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