Ein Plädoyer für Handouts

Handout«Wofür brauche ich denn ein Handout? Auf den Folien steht doch alles Wichtige.» Das höre ich doch relativ häufig und wenn ich es nicht höre, sehe ich es doch meist. Selbst diejenigen, die sich intensiv auf ihre Präsentation vorbereiten, sehen oft keinen Sinn darin, zusätzlich ein Handout zu erstellen.

Ich bin da ganz anderer Meinung: Oft ist es das Handout, das es uns erst ermöglicht, eine wirklich gute Präsentation zu gestalten. Wir können uns auf die Kernaussage und unsere wichtigsten Argumente konzentrieren und haben dennoch Hintergrundinformationen und weitere Details im Handout. So bleiben wir im Vortrag kurz und prägnant. Diejenigen, die weitere Details wollen, können fragen. Und damit wird aus einem passiven Publikum, dessen Köpfe mit Informationen gefüllt werden, interessierte und aktive Teilnehmer, die sich Informationen abholen. Wissen, das ich mir aktiv hole, bleibt viel besser im Gedächtnis, als etwas, das mir erzählt wird.

Der Nachteil dieses Vorgehens ist natürlich der, dass das Gesagte für die Teilnehmer interessant genug sein muss, damit diese weitere Informationen wollen.

Was ist das Handout nicht?

Das Handout ist definitiv nicht ein Ausdruck der Folien – naja, oft ist es das, aber das ist nicht sinnvoll. Wenn ein Ausdruck der Folien reichen würde um alles Wichtige zu begreifen, warum sollte sich noch jemand hinstellen und zu den Folien irgend etwas sagen? Wenn ich alle Details auf die Folien packe, warum sollte noch jemand Fragen stellen? Und vor allem: Wenn zu viele Details auf den Folien stehen, wie sollen diese lesbar/erkennbar bleiben?

Das Handout ist auch nicht ein Foliensatz ergänzt um mein «Redeskript». In meinem Fall wäre das schon unmöglich, weil ich kein Skript habe. Ich habe einen roten Faden und das war’s. Aber auch sonst würde es bedeuten, dass der Foliensatz und das von mir Gesagte alle (Hintergrund-) Informationen beinhalten müssten. Und so kann man sich nicht kurz fassen.

Was ist das Handout?

Zunächst mal ist das Handout eine andere Version unserer Präsentation, zeigt also die Kernaussage und alle vorgebrachten Argumente. Das Handout ist aber insbesondere der Ort, an dem wir all die wichtigen und interessanten Details parken, die für unser aktuelles Publikum und die aktuelle Situation nicht wichtig oder interessant genug sind. Das ermöglicht es uns, die Präsentation kurz und relevant zu halten. Wir konzentrieren uns auf unsere Kernaussage, die wichtigsten Argumente und müssen dennoch nicht auf all die anderen Argumente und Informationen verzichten.

Wenn wir zum Beispiel unser Produkt einem Kunden vorstellen: Brauchen wir wirklich sieben Folien, die die wichtigsten 35 Funktionen des Produktes aufzählen? Sagen wir dem Publikum doch lieber, dass es 200 Funktionen hat und investieren drei oder fünf Folien, um die für diesen Kunden besonders relevanten drei bis fünf Funktionen zu erläutern. Die Liste aller Funktionen (vielleicht sogar mit Beschreibung) landet in einem Handout. Und wenn wir diese fünf Funktionen vorgestellt haben, fragen die Teilnehmer vielleicht nach weiteren Funktionen. Wenn wir diese dann erläutern, haben wir den Kunden erfolgreich als aktiven Partner einbezogen.

Wenn wir unser Unternehmen vorstellen (einem Investor, einem Partner oder einem Kunden), brauchen wir wirklich Folien, die unsere 60 Kunden aufzählen? Konzentrieren wir uns doch lieber auf drei Kunden, die für unseren Zuhörer relevant sind und bringen die Gesamtliste im Handout unter. Statt viele aufzuzählen, konzentrieren wir uns besser auf wenige relevante. Für einen Kunden kann zum Beispiel eine Case-Study interessant sein: «Bei XY standen wir vor einem ähnlichen Problem, das wir gemeinsam wie folgt lösen konnten: …»

Schlechtes Beispiel für eine Folie zum ÜbergewichtWenn wir zeigen wollen, wo die Schweiz im Bezug auf krankhaftes Übergewicht im internationalen Vergleich steht: Müssen wir eine Tabelle mit den Werten der 34 Nationen aus der Studie der OECD an die Wand werfen? Diese zu lesen, sich zu orientieren und sie zu interpretieren ist fast unmöglich. Stellen wir stattdessen 34 Balken der Nationen dar und markieren die Schweiz, wird es schon besser. Besseres Beispiel für eine Folie zum ÜbergewichtAber wir können uns auch auf sieben Nationen beschränken und die Schweiz so platzieren, dass der Platz im Gesamtvergleich klar ist (mit die niedrigsten Werte). So können wir Länder wählen, zu denen das Publikum einen Bezug hat, die Grafik ist übersichtlich und leicht zu erfassen. Und wenn jemand wissen will, wie Neuseeland steht? Dann findet er das im Handout.

Je nach Situation kann das Handout auch eine Produktbroschüre oder eine Imagebroschüre des Unternehmens sein. Bei meinen Präsentationsworkshops ist das Handout ein Buch von Garr Reynolds («Zen oder die Kunst der Präsentation», siehe Buchempfehlungen rechts).

Ein Handout kann aufgrund des Detaillierungsgrades für mehrere Veranstaltungen verwendet werden. Es ist nicht ganz so wichtig, dieses Individuell auf Publikum und Situation anzupassen. Eine Präsentation (im Sinne von Prioritäten der Inhalte und Ablauf) muss immer angepasst sein um optimal zu «funktionieren».

Und was bringt es uns?

Das Handout hilft uns einerseits, Hintergründe und Details weiterzugeben ohne im Vortrag zu überziehen oder zu überfordern. Andererseits hilft es uns ganz persönlich, weil wir in der Vorbereitung die weniger wichtigen Dinge nicht löschen sondern nur verschieben. Wir müssen also keine unserer hervorragenden Ideen und Leistungen aufgeben – stattdessen priorisieren wir.

Die Konzentration auf das Wesentliche ist eines der Hauptkriterien für eine erfolgreiche Präsentation. Wie Garr Reynolds (Twitter: @presentationzen) mal sehr schön sagte: «Be brief, people are busy.» (Fasse Dich kurz, die Leute haben zu tun.) Wenn ich 20 Minuten Zeit habe, plane ich maximal 15 Minuten (eher zwölf) Vortrag, die restliche Zeit ist für Fragen und Diskussionen. Und wenn es davon wenig gibt: Es wird sich keiner beschweren, wenn ich früher als geplant fertig bin.

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