Rick Altmann: Why most PowerPoint presentations suck

Am 15.09.2010 habe ich am ersten Webinar des Outstanding Presentations Workshop teilgenommen. Rick Altmann (Twitter: @RickAltmann), der Veranstalter des Presentation Summit in den USA, hielt seinen Vortrag «Why most PowerPoint presentations suck». Hier will ich kurz festhalten, was mir besonders gefallen hat.

Wir sind schlechter als wir denken

Die Wahrnehmung der Vortragsqualität von Redner und Zuhörer weichen stark voneinander ab.Zuerst war da eine spannende Statistik: Nach einer grösseren Veranstaltung wurden sowohl die Sprecher als auch das Publikum zu den Vortragsqualitäten der Sprecher befragt. 86% der Sprecher schätzten sich als gute Kommunikatoren ein. Bei den Teilnehmern sah das Bild ein bisschen anders aus: Nur 17% schätzten die Kommunikation der Redner als gut ein. 83% der Zuhörer fanden die Präsentationen also eher schlecht. Ein schockierendes Bild.

Um fair zu sein: Wer jetzt sagt: «Oh mein Gott: Und ich hab eh schon das Gefühl, dass ich schlecht bin …» ist wahrscheinlich gar nicht so schlecht. Meine Erfahrung zeigt, dass viele Menschen sich eher unterschätzen – zumindest die, die selten Präsentationen halten.

Fokus einer Präsentation

Rick Altmann sieht eins der wesentlichen Probleme in der Kommunikation darin, dass wir bei uns anfangen. Statt die Teilnehmer bei ihren Bedürfnissen abzuholen konzentrieren wir uns zu oft darauf, die Vorteile unseres Unternehmens, unserer Person in den Vordergrund zu stellen.

Es geht nicht um uns. Es geht darum, unsere Zuhörer zu erreichen.

Präsentationsdesign

Beim Thema Design hatte er insbesondere zu Text und Animation einiges zu sagen.

Zu viel Text
Die meisten Präsentationen kranken am zu-viel-Text-Syndrom. Wenn wir viel Text auf unseren Folien haben, fällt es schwer, diesen nicht einfach vorzulesen. Wenn wir ihn vorlesen, sind wir überflüssig. Formulieren wir dagegen selber, besteht das Risiko, unsere Zuhörer unnötig zu verwirren. Schließlich stimmt das, was sie sehen und lesen, nicht mit dem überein, was sie hören. Und wenn wir vorlesen, wirkt der Vortrag meist künstlich. Erklären wir frei und in unseren Worten, sind wir natürlich und authentisch.

Was können wir also tun, wenn wir eine Folie mit viel Text vor uns haben? Rick hat dafür eine gute Aufgabe für uns: Wir versuchen, jeden einzelnen Punkt auf maximal drei Worte zu reduzieren. Das klappt vielleicht nicht immer, aber es bringt uns auf jeden Fall auf den richtigen Weg. Die Dinge, die in diesem Prozess rausfallen, sind nicht immer unwichtig. Aber oft ist das Handout der bessere Ort für ganze Sätze und Erklärungen.

(Ver)störende Animationen
Animationen sollten wir sehr sehr sehr sehr sparsam einsetzen – genauso wie unnötige Wortwiederholungen in Texten.

Generell folgt unsere Aufmerksamkeit den Bewegungen. Wenn wir Animationen also nicht sehr zielgerichtet einsetzen, lenken wir möglicherweise von dem ab, was wir grade sagen. Und verspielte Animationen machen eher den Eindruck, dass wir sie verwenden, weil wir es können, nicht, weil wir uns Gedanken darüber gemacht haben.

Wenn wir von Animationen reden, sollten wir eher an Reihenfolge denken. Wenn wir Folien animieren, legen wir lediglich fest, in welcher Reihenfolge die einzelnen Elemente erscheinen. Das kann uns dabei helfen, den Fokus unserer Teilnehmer auf das Wichtige zu lenken.

Mit einer Animation können wir zum Beispiel die Struktur eines Diagramms anzeigen und erklären, bevor die Inhalte angezeigt werden.

Weitere Findings

«Der Computer an sich ist ein schlechter Ort um einen kreativen Prozess zu beginnen.»

— Rick Altmann

Das sagen zwar auch Garr Reynolds (Twitter: @presentationzen) oder Nancy Duarte (Twitter: @NancyDuarte), aber man kann es nicht oft genug sagen.

«Unterstreichungen werden heute nicht mehr als Hervorhebungen wahrgenommen. Man versucht, den unterstrichenen Text anzuklicken, um etwas im Internet aufzurufen.»

— Rick Altmann

Das habe ich noch nicht gehört, aber es leuchtet mir sehr ein. Ich glaube zwar, dass ich (fast) nie Unterstreichungen verwende, aber in Zukunft werde ich bewusst darauf achten.

Bereits gestern, am 22.09.2010, fand die nächste Veranstaltung des Outstanding Presentation Workshop statt. Nancy Duarte hielt ihren Vortrag «Think like a designer: design principles that will make you a rock star». Auch dieses Webinar war sehr gut. Es folgen noch einige weitere Veranstaltungen und ich kann Euch nur empfehlen, auch daran teilzunehmen. Die Webinars sind kostenlos und man kann sich unter http://www.outstandingpresentationworkshop.com/ anmelden.

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